Termos de Serviço

O que disponibilizamos

A EncryptInvoice é uma plataforma de faturação eletrónica na nuvem que lhe permite criar, enviar, receber e gerir faturas, orçamentos e despesas. Disponibilizamos ligação a redes de faturação eletrónica (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, France Chorus Pro, FNE da Costa do Marfim, entre outras) através de fornecedores de rede certificados. Oferecemos vários planos de subscrição, com funcionalidades, limites e garantias distintos.

Responsabilidades associadas à conta

• Deve fornecer informações exatas ao criar a sua conta
• É responsável por manter a segurança das credenciais da sua conta
• Deve notificar-nos de imediato de qualquer acesso não autorizado
• É responsável por toda a atividade realizada a partir da sua conta
• Uma pessoa singular ou coletiva não pode manter várias contas gratuitas para contornar os limites de utilização

Política de utilização aceitável

Compromete-se a não:

• Utilizar o serviço para qualquer atividade ilegal ou para transmitir faturas fraudulentas
• Tentar obter acesso não autorizado aos nossos sistemas ou aos dados de outros utilizadores
• Abusar de terceiros, assediá-los, ameaçá-los ou fazer-se passar por eles
• Carregar software malicioso, vírus ou qualquer código nocivo
• Efetuar engenharia inversa, descompilar ou tentar extrair o nosso código-fonte
• Utilizar sistemas automatizados (bots, extratores de dados) para aceder ao serviço, exceto através da nossa API oficial
• Revender ou redistribuir o serviço sem a nossa autorização escrita
• Exceder intencionalmente os limites de utilização ou de chamadas à API com o intuito de perturbar o serviço

A violação desta Política de utilização aceitável pode dar origem à suspensão ou ao encerramento imediato da conta, sem direito a reembolso.

Funcionalidades e limites dos planos

Oferecemos vários planos de subscrição, com funcionalidades, quotas e garantias diferentes:

• Plano gratuito: faturação essencial, com envios de faturas eletrónicas e quotas de utilização limitados, suficientes para utilizar o serviço de forma efetiva sem qualquer custo.
• Planos pagos: quotas superiores ou ilimitadas, organizações e armazenamento adicionais e, nos planos assim designados, o arquivo a longo prazo Archive-Vault e um SLA de disponibilidade.

As funcionalidades, as quotas e os preços em vigor de cada plano são indicados na página de preços e no processo de pagamento; os valores apresentados no momento da subscrição (ou quando lhe for comunicada uma alteração) são os aplicáveis à sua subscrição. Todos os planos incluem faturas eletrónicas recebidas em número ilimitado e suporte multimoeda. Os limites estão sujeitos a uma utilização justa e a restrições técnicas (sem abusos nem utilização automatizada de volume elevado).

Condições de faturação e pagamento

• Os planos pagos são faturados mensal ou anualmente, de forma antecipada, através da Stripe
• Os preços são indicados em EUR e podem variar consoante o país (os descontos específicos por país são aplicados automaticamente na finalização da compra)
• Autoriza-nos a debitar o seu método de pagamento em cada ciclo de faturação
• Se o pagamento falhar, iremos notificá-lo e poderemos suspender o serviço após um período de tolerância
• Pode adquirir armazenamento adicional (5 €/GB/mês) como complemento a qualquer plano
• Nenhum dos valores pagos é reembolsável, salvo quando a lei ou a nossa política de reembolso o exijam

Preços específicos por país

Os preços podem variar consoante o país e são apresentados na moeda local sempre que esta esteja disponível (por exemplo, XOF para a Costa do Marfim). O preço final é apresentado na finalização da compra, com base no seu país de faturação, e não é acumulável com outras promoções.

Alterações de plano e cancelamentos

• Mudança para um plano superior: produz efeitos imediatos; é-lhe cobrado um valor proporcional ao período de faturação restante
• Mudança para um plano inferior: produz efeitos no final do período de faturação em curso; não há reembolso do tempo não utilizado
• Cancelamentos: pode cancelar a qualquer momento; o serviço mantém-se até ao final do período pago; não há reembolso de meses parciais

Orientações sobre períodos de retenção (funcionalidade de conveniência)

A EncryptInvoice calcula períodos de retenção recomendados com base na sua localização e nos requisitos legais mais comuns:

• Bélgica, Alemanha, França, Itália: 10 anos para faturas e notas de crédito
• Países Baixos e valor predefinido para a UE: 7 anos para faturas e notas de crédito
• Todas as jurisdições: 3 anos para orçamentos

Importante: estas orientações são fornecidas apenas por conveniência e não constituem aconselhamento jurídico ou contabilístico. A legislação local varia e pode ser alterada. Consulte o seu contabilista ou consultor fiscal para conhecer os requisitos de retenção aplicáveis ao seu caso.

Direito ao apagamento no RGPD e pedidos de eliminação

Nos termos do artigo 17.º do RGPD, tem o direito de solicitar a eliminação dos seus dados a qualquer momento. A EncryptInvoice respeita integralmente este direito, mesmo que os documentos se encontrem dentro dos períodos de retenção recomendados. Contudo:

Planos sem Archive-Vault: responsabilidade do utilizador

Os planos sem Archive-Vault não oferecem garantias de arquivo a longo prazo. É legalmente responsável por:

• Conhecer os requisitos de retenção de faturas da sua jurisdição
• Exportar regularmente os seus dados para efeitos de cópia de segurança e arquivo próprios
• Guardar e proteger os dados exportados, de modo a cumprir as obrigações legais de retenção
• Transferir todos os documentos antes de solicitar a eliminação da conta

Em caso de cancelamento ou de descida de plano, dispõe de 30 dias para exportar os seus dados antes de estes poderem ser eliminados definitivamente.

Planos com Archive-Vault: arquivo a longo prazo incluído

Os planos que incluem o Archive-Vault (conforme indicado na página de preços) dispõem do nosso serviço de arquivo de longo prazo, concebido para apoiar as suas obrigações de conformidade:

• Garantia de retenção de 10 anos: comprometemo-nos a guardar as suas faturas e faturas eletrónicas em segurança durante 10 anos (ou por um período personalizado no plano Enterprise)
• Armazenamento com deteção de adulteração: verificações de integridade e pistas de auditoria concebidas para evidenciar a integridade dos documentos
• Exportações prontas para auditoria: as exportações incluem somas de verificação e metadados para auditorias de conformidade
• Retenção alargada das cópias de segurança: retenção de 90 dias ou mais (contra 30 dias nos planos sem Archive-Vault)
• Documentação de conformidade: exportações e registos da pista de auditoria para apoiar auditorias regulamentares

Nota: o Archive-Vault é um serviço de armazenamento e integridade: uma ferramenta e não uma transferência de responsabilidade. O cumprimento das obrigações legais de conservação continua a ser da sua responsabilidade em todos os planos, com ou sem Archive-Vault. Não valida a legalidade nem a exatidão do conteúdo das suas faturas. Continua a ser responsável pela correção das suas faturas e pelo cumprimento da legislação local. Mesmo com o Archive-Vault, mantém o direito, ao abrigo do RGPD, de solicitar a eliminação a qualquer momento (mediante reconhecimento, caso o pedido ocorra durante o período de retenção).

Exportação e portabilidade dos dados

Todos os planos lhe permitem exportar os seus dados a qualquer momento em formatos normalizados (PDF/A-3, UBL XML, JSON, CSV). As exportações incluem todas as faturas, orçamentos, notas de crédito, despesas, contactos e anexos. Recomendamos vivamente que efetue exportações regulares (semanais ou mensais) para as suas próprias cópias de segurança, independentemente do plano subscrito.

Exclusão de responsabilidade

A EncryptInvoice não é responsável por quaisquer consequências decorrentes da falta de conservação adequada dos seus registos financeiros, incluindo, entre outras, coimas fiscais, litígios, auditorias mal sucedidas ou interrupções da atividade. Esta limitação aplica-se mesmo que solicite a eliminação durante um período de retenção recomendado depois de ter reconhecido a sua responsabilidade.

Compromissos de nível de serviço

• Planos sem SLA de disponibilidade: o serviço é prestado "tal como está", sem disponibilidade garantida. Procuramos assegurar uma disponibilidade elevada, mas não assumimos compromissos de SLA específicos. Podem ocorrer manutenções programadas, com aviso prévio razoável.
• Planos que incluem um SLA de disponibilidade (conforme indicado na página de preços): compromisso de disponibilidade mensal de 99,5% ou de 99,9%, consoante o previsto para o seu plano, com resposta prioritária a incidentes no nível mais elevado.

Créditos de serviço: se, num mês de calendário, não cumprirmos o compromisso de disponibilidade previsto para o seu plano, pode reclamar um crédito de serviço correspondente a 10% da mensalidade desse mês por cada ponto percentual completo de disponibilidade abaixo do compromisso, até ao limite de 100% da mensalidade do mesmo mês. As reclamações devem ser apresentadas no prazo de 30 dias após o final do mês em causa, através do nosso endereço de correio eletrónico de apoio, com indicação do período afetado. Os créditos são aplicados em faturas futuras e constituem o seu único meio de ressarcimento pelo incumprimento dos compromissos de SLA.

O cálculo da disponibilidade exclui manutenções programadas, casos de força maior, falhas de serviços de terceiros (fornecedores de redes de faturação eletrónica, processadores de pagamentos, fornecedores de alojamento) e problemas causados pelas suas ações ou pelos seus equipamentos.

Limitação de responsabilidade

Não somos responsáveis por: danos indiretos, incidentais, consequenciais ou punitivos; lucros cessantes; perda de dados (exceto quando garantimos o arquivo e não cumprimos essa garantia); interrupção da atividade; ou danos decorrentes de serviços de terceiros (redes de faturação eletrónica, processadores de pagamentos). Esta limitação aplica-se na medida máxima permitida por lei.

Exceções de direito imperativo: nenhuma disposição dos presentes Termos exclui ou limita a nossa responsabilidade por culpa grave ou dolo, por morte ou danos pessoais causados pela nossa negligência, por fraude, nem qualquer responsabilidade que não possa ser excluída ou limitada ao abrigo da lei aplicável (incluindo a responsabilidade prevista no artigo 82.º do RGPD, na medida em que não possa ser limitada). Os limites acima indicados não se aplicam a esses casos.

Exclusão de garantias

O serviço é prestado "tal como está" e "conforme disponível", sem garantias de qualquer tipo, expressas ou implícitas, incluindo, entre outras, as garantias de comercialização, de adequação a uma finalidade específica ou de não violação de direitos. Não garantimos que o serviço seja isento de erros, seguro ou ininterrupto. Os planos que incluem um SLA de disponibilidade comportam os compromissos expressamente indicados acima.

O seu direito de cessação

Pode cancelar a sua subscrição a qualquer momento nas definições da conta ou contactando o apoio ao cliente. O cancelamento produz efeitos no final do período de faturação em curso. Não são concedidos reembolsos por meses parciais nem por quota não utilizada.

O nosso direito de suspender ou cessar

Podemos suspender ou encerrar a sua conta de imediato e sem aviso prévio se:

• Violar estes Termos ou a nossa Política de utilização aceitável
• O seu pagamento falhar após tentativas razoáveis de cobrança
• Formos obrigados a fazê-lo por lei ou por decisão judicial
• Praticar atividades fraudulentas ou ilegais
• A sua utilização representar um risco de segurança para os nossos sistemas ou para outros utilizadores

Se o encerramento ocorrer por justa causa, não é concedido qualquer reembolso. Se o encerramento ocorrer sem justa causa (situação rara), reembolsaremos, de forma proporcional, as mensalidades de subscrição não utilizadas.

Cessação por nossa conveniência

Podemos cessar qualquer conta sem justa causa mediante aviso prévio escrito de, pelo menos, 30 dias (por exemplo, em caso de descontinuação do serviço ou de um plano). Nesse caso, reembolsamos, de forma proporcional, a parte não utilizada das mensalidades pagas antecipadamente, e os prazos de exportação de dados indicados abaixo aplicam-se a partir da data em que a cessação produz efeitos.

Acesso aos dados após a cessação

Enviaremos lembretes por correio eletrónico antes da eliminação dos dados. É da sua responsabilidade exportar os seus dados durante o período de tolerância.

Propriedade intelectual

Os seus conteúdos: mantém todos os direitos sobre os dados que cria (faturas, orçamentos, contactos). Concede-nos uma licença limitada para armazenar, tratar e transmitir os seus dados, exclusivamente para a prestação do serviço.

A nossa plataforma: a EncryptInvoice, o nosso software, as nossas APIs, a documentação e a identidade visual são propriedade intelectual nossa (ou licenciada a nosso favor). Não pode copiar, modificar, distribuir nem efetuar engenharia inversa da nossa plataforma.

Serviços de terceiros

Integramos serviços de terceiros (Storecove para a faturação eletrónica e Stripe para os pagamentos). A utilização destes serviços está sujeita aos respetivos termos e políticas de privacidade. Não somos responsáveis por falhas ou alterações dos serviços de terceiros.

Acordo de tratamento de dados

Quando tratamos dados pessoais por sua conta, o nosso Acordo de tratamento de dados é incorporado nos presentes Termos por remissão e aplica-se a todos os planos sem assinatura separada (mediante pedido, disponibilizamos um exemplar assinado por ambas as partes). Nas matérias de tratamento de dados, o Acordo de tratamento de dados prevalece sobre os presentes Termos; em tudo o resto, incluindo os limites de responsabilidade acima indicados, prevalecem os presentes Termos. A responsabilidade ao abrigo do Acordo de tratamento de dados está sujeita aos mesmos limites e às mesmas exceções de direito imperativo que os presentes Termos.

Lei aplicável

Os presentes Termos regem-se pela lei belga (país onde a Soatdev IT Consulting SRL está registada), com exclusão das respetivas regras de conflito de leis. Se for consumidor na União Europeia, mantém a proteção conferida pelas normas imperativas de defesa do consumidor do seu país de residência.

Resolução de litígios

Para clientes empresariais e Enterprise: os eventuais litígios ficam sujeitos à jurisdição exclusiva dos tribunais de Bruxelas, na Bélgica, ou aos termos previstos no seu contrato negociado individualmente.

Para consumidores da UE: tem o direito de submeter os litígios aos tribunais do seu país de residência. Pode também recorrer à plataforma de Resolução de Litígios em Linha da Comissão Europeia: ec.europa.eu/consumers/odr

Alterações a estes Termos

Podemos atualizar periodicamente estes Termos. As alterações substanciais serão comunicadas por correio eletrónico e publicadas no nosso sítio Web com, pelo menos, 30 dias de antecedência relativamente à sua entrada em vigor. A continuação da utilização após as alterações constitui aceitação das mesmas. Se não concordar com os novos termos, pode encerrar a sua conta.

Contactos

Questões jurídicas: legal@encryptinvoice.com

Apoio geral: support@encryptinvoice.com

Encarregado de Proteção de Dados: dpo@encryptinvoice.com

Soatdev IT Consulting SRL
Registo comercial: BE1014.369.580
Sede social: Leopold de Waelplaats 28, Antwerpen
Número de IVA: BE1014.369.580