Algemene Voorwaarden

Wat Wij Bieden

EncryptInvoice is een cloudgebaseerd e-facturatieplatform waarmee u facturen, offertes en uitgaven kunt aanmaken, verzenden, ontvangen en beheren. Wij bieden connectiviteit met e-facturatienetwerken (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, France Chorus Pro, FNE Ivoorkust, enz.) via gecertificeerde netwerkproviders. Wij bieden verschillende abonnementen met uiteenlopende functies, limieten en garanties.

Verantwoordelijkheden voor het Account

• U moet correcte informatie verstrekken bij het aanmaken van uw account
• U bent verantwoordelijk voor het beveiligd houden van uw inloggegevens
• U moet ons onmiddellijk op de hoogte brengen van elke onbevoegde toegang
• U bent verantwoordelijk voor alle activiteit onder uw account
• Eén persoon of rechtspersoon mag niet meerdere gratis accounts aanhouden om gebruikslimieten te omzeilen

Beleid voor Aanvaardbaar Gebruik

U gaat ermee akkoord om niet:

• De dienst te gebruiken voor illegale activiteiten of voor het verzenden van frauduleuze facturen
• Te proberen onbevoegd toegang te krijgen tot onze systemen of tot de gegevens van andere gebruikers
• Anderen te misbruiken, lastig te vallen, te bedreigen of zich voor te doen als iemand anders
• Malware, virussen of andere schadelijke code te uploaden
• Onze broncode te reverse-engineeren, te decompileren of te proberen te achterhalen
• Geautomatiseerde systemen (bots, scrapers) te gebruiken om toegang te krijgen tot de dienst, behalve via onze officiële API
• De dienst door te verkopen of te herdistribueren zonder onze schriftelijke toestemming
• API- of gebruikslimieten opzettelijk te overschrijden om de dienst te verstoren

Schending van dit Beleid voor Aanvaardbaar Gebruik kan leiden tot onmiddellijke opschorting of beëindiging van het account zonder terugbetaling.

Functies & Limieten van de Abonnementen

Wij bieden meerdere abonnementen met verschillende functies, quota en garanties:

• Gratis abonnement: De kernfacturatie, met een beperkt aantal verzonden e-facturen en beperkte gebruiksquota — genoeg om de dienst kosteloos volwaardig te gebruiken.
• Betaalde abonnementen: Hogere of onbeperkte quota, extra organisaties en opslag en — op de daartoe aangewezen abonnementen — langetermijnarchivering met Archive-Vault en een beschikbaarheids-SLA.

De actuele functies, quota en prijzen van elk abonnement staan vermeld op de tarievenpagina en bij het afrekenen; de waarden die worden getoond op het moment dat u zich abonneert (of wanneer een wijziging aan u wordt aangekondigd) zijn de waarden die op uw abonnement van toepassing zijn. Alle abonnementen omvatten onbeperkt ontvangen e-facturen en ondersteuning voor meerdere valuta. Limieten zijn onderworpen aan redelijk gebruik en technische beperkingen (geen misbruik of geautomatiseerd gebruik met een hoog volume).

Facturatie- en betalingsvoorwaarden

• Betaalde abonnementen worden maandelijks of jaarlijks vooraf gefactureerd via Stripe
• Prijzen zijn in EUR en kunnen per land verschillen (landspecifieke kortingen worden automatisch toegepast bij het afrekenen)
• U machtigt ons om uw betaalmethode bij elke factuurperiode te belasten
• Als een betaling mislukt, brengen wij u hiervan op de hoogte en kunnen wij de dienst na een respijtperiode opschorten
• U kunt extra opslag aankopen (€ 5/GB/maand) als uitbreiding op elk abonnement
• Alle kosten zijn niet-terugbetaalbaar, behalve waar de wet of ons terugbetalingsbeleid dit vereist

Landspecifieke prijzen

De prijzen kunnen per land verschillen en worden waar mogelijk in uw lokale valuta weergegeven (bijvoorbeeld XOF voor Ivoorkust). De definitieve prijs wordt bij het afrekenen getoond op basis van uw factuurland en kan niet worden gecombineerd met andere promoties.

Abonnementswijzigingen en opzegging

• Upgrades: Gaan onmiddellijk in; u betaalt een naar rato berekend bedrag voor de rest van de factuurperiode
• Downgrades: Gaan in aan het einde van uw huidige factuurperiode; er volgt geen terugbetaling voor ongebruikte tijd
• Opzeggingen: U kunt op elk moment opzeggen; de dienst loopt door tot het einde van de betaalde periode; er volgt geen terugbetaling voor gedeeltelijke maanden

Richtlijn voor Bewaartermijnen (Gemaksfunctie)

EncryptInvoice berekent aanbevolen bewaartermijnen op basis van uw locatie en de gangbare wettelijke vereisten:

• België, Duitsland, Frankrijk, Italië: 10 jaar voor facturen en creditnota's
• Nederland, EU-standaard: 7 jaar voor facturen en creditnota's
• Alle rechtsgebieden: 3 jaar voor offertes

Belangrijk: Deze richtlijn wordt uitsluitend als gemaksfunctie geboden en vormt geen juridisch of boekhoudkundig advies. Lokale wetgeving verschilt en kan wijzigen. Raadpleeg uw accountant of belastingadviseur om uw specifieke bewaarvereisten te begrijpen.

AVG-recht op Verwijdering & Verwijderingsverzoeken

Op grond van artikel 17 AVG hebt u het recht om op elk moment verwijdering van uw gegevens te vragen. EncryptInvoice respecteert dit recht volledig, ook wanneer documenten zich nog binnen de aanbevolen bewaartermijn bevinden. Echter:

Abonnementen zonder Archive-Vault: Verantwoordelijkheid van de Gebruiker

Deze abonnementen omvatten geen Archive-Vault en geen garanties voor archivering op lange termijn. U bent wettelijk verantwoordelijk voor:

• Het begrijpen van de bewaarvereisten voor facturen in uw rechtsgebied
• Het regelmatig exporteren van uw gegevens voor uw eigen back-up en archivering
• Het opslaan en beschermen van geëxporteerde gegevens om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen
• Het downloaden van alle documenten voordat u verwijdering van uw account aanvraagt

Bij opzegging of downgrade hebt u 30 dagen om uw gegevens te exporteren voordat deze definitief kunnen worden verwijderd.

Abonnementen met Archive-Vault: Langetermijnarchivering Inbegrepen

Abonnementen die Archive-Vault omvatten (zoals vermeld op de tarievenpagina) krijgen onze langetermijnarchiveringsdienst die is ontworpen om uw nalevingsverplichtingen te ondersteunen:

• Bewaargarantie van 10 jaar: Wij verbinden ons ertoe uw facturen en e-facturen 10 jaar lang veilig te bewaren (of een aangepaste termijn in het kader van een individueel onderhandeld contract)
• Manipulatiebestendige opslag: Integriteitscontroles en audittrails die zijn ontworpen om de integriteit van documenten aan te tonen
• Auditklare exports: Exports bevatten verificatiechecksums en metadata voor nalevingsaudits
• Uitgebreide bewaartermijn voor back-ups: Bewaartermijn van 90 dagen of meer (tegenover 30 dagen op abonnementen zonder Archive-Vault)
• Nalevingsdocumentatie: Exports en audittrailgegevens ter ondersteuning van audits door toezichthouders

Let op: Archive-Vault is een opslag- en integriteitsdienst — een hulpmiddel, geen overdracht van verantwoordelijkheid. Het naleven van de wettelijke bewaarplichten blijft op elk abonnement uw verantwoordelijkheid, met of zonder Archive-Vault. De dienst valideert niet de rechtmatigheid of juistheid van de inhoud van uw facturen. U blijft verantwoordelijk voor de juistheid van uw facturen en de naleving van de lokale wetgeving. Ook met Archive-Vault hebt u het AVG-recht om op elk moment verwijdering te vragen (met bevestiging indien dit binnen de bewaartermijn valt).

Gegevensexport & Overdraagbaarheid

Alle abonnementen stellen u in staat uw gegevens op elk moment te exporteren in standaardformaten (PDF/A-3, UBL XML, JSON, CSV). Exports bevatten alle facturen, offertes, creditnota's, uitgaven, contacten en bijlagen. Wij raden ten zeerste aan regelmatig te exporteren (wekelijks of maandelijks) voor uw eigen back-up, ongeacht uw abonnement.

Aansprakelijkheidsuitsluiting

EncryptInvoice is niet aansprakelijk voor gevolgen die voortvloeien uit het niet bijhouden van toereikende financiële documenten, met inbegrip van maar niet beperkt tot fiscale boetes, juridische problemen, mislukte audits of bedrijfsonderbrekingen. Deze beperking geldt ook wanneer u om verwijdering verzoekt tijdens een aanbevolen bewaartermijn nadat u uw verantwoordelijkheid hebt bevestigd.

Serviceniveau-toezeggingen

• Abonnementen zonder beschikbaarheids-SLA: De dienst wordt "as is" geleverd zonder gegarandeerde beschikbaarheid. Wij streven naar hoge beschikbaarheid, maar verbinden ons niet aan specifieke SLA's. Gepland onderhoud kan plaatsvinden met redelijke voorafgaande kennisgeving.
• Abonnementen met een beschikbaarheids-SLA (zoals vermeld op de tarievenpagina): Een maandelijkse beschikbaarheidstoezegging van 99,5% of 99,9%, afhankelijk van uw abonnement, met prioritaire incidentafhandeling op het hoogste niveau.

Servicetegoeden: Halen wij de beschikbaarheidstoezegging van uw abonnement in een kalendermaand niet, dan kunt u een servicetegoed claimen van 10% van de abonnementskosten van die maand voor elk volledig procentpunt beschikbaarheid onder de toezegging, met een maximum van 100% van de kosten van die maand. Claims moeten binnen 30 dagen na afloop van de betrokken maand worden ingediend via ons ondersteuningsadres, met vermelding van de betrokken periode. Tegoeden worden verrekend met toekomstige facturen en vormen uw enige rechtsmiddel bij niet-nagekomen SLA-toezeggingen.

De beschikbaarheid is exclusief gepland onderhoud, gevallen van overmacht, storingen bij derden (aanbieders van e-facturatienetwerken, betalingsverwerkers, hostingproviders) en problemen veroorzaakt door uw handelen of uw apparatuur.

Beperking van Aansprakelijkheid

Wij zijn niet aansprakelijk voor: indirecte schade, incidentele schade, gevolgschade of punitieve schadevergoeding; winstderving; gegevensverlies (behalve wanneer wij archivering hebben gegarandeerd en daarin zijn tekortgeschoten); bedrijfsonderbreking; of schade die voortvloeit uit diensten van derden (e-facturatienetwerken, betalingsverwerkers). Deze beperking geldt voor zover maximaal toegestaan door de wet.

Uitzonderingen van dwingend recht: Niets in deze Voorwaarden sluit onze aansprakelijkheid uit of beperkt deze bij grove schuld of opzet, bij overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid, bij fraude, of voor enige aansprakelijkheid die op grond van het toepasselijke recht niet kan worden uitgesloten of beperkt (met inbegrip van de aansprakelijkheid op grond van artikel 82 AVG, voor zover deze niet kan worden beperkt). De hierboven vermelde plafonds gelden in die gevallen niet.

Uitsluiting van garanties

De dienst wordt geleverd "as is" en "as available", zonder garanties van welke aard dan ook, uitdrukkelijk noch impliciet, met inbegrip van maar niet beperkt tot verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel of het niet-inbreukmakende karakter ervan. Wij garanderen niet dat de dienst foutloos, veilig of ononderbroken zal zijn. Abonnementen met een beschikbaarheids-SLA omvatten de uitdrukkelijke toezeggingen zoals hierboven vermeld.

Uw Recht op Beëindiging

U kunt uw abonnement op elk moment opzeggen via de instellingen van uw account of door contact op te nemen met de ondersteuning. De opzegging gaat in aan het einde van uw huidige factuurperiode. Er wordt geen terugbetaling gedaan voor gedeeltelijke maanden of ongebruikte quota.

Ons recht op opschorting of beëindiging

Wij kunnen uw account onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving opschorten of beëindigen indien:

• U deze Voorwaarden of ons Beleid voor Aanvaardbaar Gebruik schendt
• Uw betaling mislukt na redelijke incassopogingen
• Wij hiertoe wettelijk of door een rechterlijke beslissing verplicht zijn
• U frauduleuze of onwettige activiteiten ontplooit
• Uw gebruik een beveiligingsrisico vormt voor onze systemen of voor andere klanten

Beëindigen wij om een aan u toe te rekenen reden, dan volgt geen terugbetaling. Beëindigen wij zonder zulke reden (wat zelden voorkomt), dan betalen wij de ongebruikte abonnementskosten naar rato terug.

Beëindiging door ons zonder opgave van reden

Wij kunnen elk account zonder opgave van reden beëindigen met een schriftelijke opzegtermijn van ten minste 30 dagen (bijvoorbeeld wanneer wij de dienst of een abonnement stopzetten). In dat geval betalen wij het ongebruikte deel van vooruitbetaalde kosten naar rato terug en gelden de onderstaande exportvensters vanaf de datum waarop de beëindiging van kracht wordt.

Toegang tot Gegevens na Beëindiging

Wij sturen e-mailherinneringen voordat gegevens worden verwijderd. Het is uw verantwoordelijkheid om uw gegevens tijdens de respijtperiode te exporteren.

Intellectueel eigendom

Uw inhoud: U behoudt alle rechten op de gegevens die u aanmaakt (facturen, offertes, contacten). U verleent ons een beperkte licentie om uw gegevens op te slaan, te verwerken en te verzenden, uitsluitend om de dienst te kunnen leveren.

Ons platform: EncryptInvoice, onze software, onze API's, onze documentatie en onze huisstijl zijn ons intellectueel eigendom (of aan ons in licentie gegeven). U mag ons platform niet kopiëren, wijzigen, verspreiden of onderwerpen aan reverse-engineering.

Diensten van derden

Wij integreren met diensten van derden (Storecove voor e-facturatie, Stripe voor betalingen). Uw gebruik van deze diensten valt onder hun respectieve voorwaarden en privacyverklaringen. Wij zijn niet aansprakelijk voor storingen of wijzigingen bij deze derden.

Verwerkersovereenkomst

Voor zover wij persoonsgegevens namens u verwerken, maakt onze Verwerkersovereenkomst door verwijzing deel uit van deze Voorwaarden en geldt zij voor alle abonnementen zonder afzonderlijke ondertekening (een medeondertekend exemplaar is op verzoek beschikbaar). In aangelegenheden van gegevensverwerking prevaleert de Verwerkersovereenkomst boven deze Voorwaarden; voor al het overige, met inbegrip van de hierboven vermelde aansprakelijkheidsplafonds, prevaleren deze Voorwaarden. De aansprakelijkheid op grond van de Verwerkersovereenkomst is onderworpen aan dezelfde plafonds en dezelfde uitzonderingen van dwingend recht als deze Voorwaarden.

Toepasselijk Recht

Deze Voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht (waar Soatdev IT Consulting SRL is geregistreerd), zonder rekening te houden met de beginselen van conflictenrecht. Als u consument bent in de Europese Unie, behoudt u de bescherming van het dwingende consumentenrecht van uw land van verblijf.

Geschillenbeslechting

Voor Zakelijke Gebruikers & Enterprise: Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel, België, of zoals bepaald in uw Enterprise-contract.

Voor Consumenten in de EU: U hebt het recht om geschillen voor te leggen aan de rechter van uw land van verblijf. U kunt ook gebruikmaken van het platform voor onlinegeschillenbeslechting van de Europese Commissie: ec.europa.eu/consumers/odr

Wijzigingen van deze Voorwaarden

Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden per e-mail meegedeeld en ten minste 30 dagen voordat zij van kracht worden op onze website gepubliceerd. Voortgezet gebruik na wijzigingen geldt als aanvaarding. Als u niet akkoord gaat met de nieuwe voorwaarden, kunt u uw account beëindigen.

Contact

Juridische Vragen: legal@encryptinvoice.com

Algemene Ondersteuning: support@encryptinvoice.com

Functionaris voor Gegevensbescherming: dpo@encryptinvoice.com

Soatdev IT Consulting SRL
Ondernemingsnummer: BE1014.369.580
Geregistreerd adres: Leopold de Waelplaats 28, Antwerpen
Btw-nummer: BE1014.369.580