Termini di servizio

Che cosa offriamo

EncryptInvoice è una piattaforma di fatturazione elettronica in cloud che Le consente di creare, inviare, ricevere e gestire fatture, preventivi e spese. Forniamo la connettività alle reti di fatturazione elettronica (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, Chorus Pro in Francia, FNE Costa d'Avorio, ecc.) tramite fornitori di rete certificati. Offriamo diversi piani di abbonamento con funzionalità, limiti e garanzie differenti.

Obblighi relativi all'account

• Lei deve fornire informazioni esatte al momento della creazione dell'account
• Lei è responsabile del mantenimento della sicurezza delle credenziali del proprio account
• Lei deve segnalarci immediatamente qualsiasi accesso non autorizzato
• Lei è responsabile di ogni attività svolta tramite il proprio account
• Una stessa persona o entità giuridica non può mantenere più account gratuiti per aggirare i limiti di utilizzo

Politica di uso consentito

Lei si impegna a non:

• Utilizzare il servizio per attività illecite o per trasmettere fatture fraudolente
• Tentare di ottenere accessi non autorizzati ai nostri sistemi o ai dati di altri utenti
• Insultare, molestare, minacciare o spacciarsi per altri
• Caricare malware, virus o qualsiasi codice dannoso
• Decompilare, sottoporre a reverse engineering o tentare di estrarre il nostro codice sorgente
• Utilizzare sistemi automatizzati (bot, scraper) per accedere al servizio se non tramite la nostra API ufficiale
• Rivendere o ridistribuire il servizio senza la nostra autorizzazione scritta
• Superare intenzionalmente i limiti di frequenza di API o di utilizzo per compromettere il servizio

La violazione della presente Politica di uso consentito può comportare la sospensione o la cessazione immediata dell'account senza rimborso.

Funzionalità e limiti dei piani

Offriamo diversi piani di abbonamento con funzionalità, quote e garanzie differenti:

• Piano gratuito: fatturazione essenziale, con invii di fatture elettroniche e quote di utilizzo limitati, sufficienti per usare concretamente il servizio a costo zero.
• Piani a pagamento: quote più elevate o illimitate, organizzazioni e spazio di archiviazione aggiuntivi e, sui piani appositamente designati, l'archiviazione a lungo termine Archive-Vault e uno SLA di disponibilità.

Le funzionalità, le quote e i prezzi vigenti di ciascun piano sono indicati nella pagina dei prezzi e in fase di pagamento; i valori visualizzati al momento della sottoscrizione (o quando Le viene comunicata una modifica) sono quelli applicabili al Suo abbonamento. Tutti i piani includono la ricezione illimitata di fatture elettroniche e il supporto multivaluta. I limiti sono soggetti a un uso corretto e a vincoli tecnici (nessun abuso né utilizzo automatizzato ad alto volume).

Condizioni di fatturazione e pagamento

• I piani a pagamento sono fatturati mensilmente o annualmente in via anticipata tramite Stripe
• I prezzi sono in EUR e possono variare in base al Paese (gli sconti specifici per Paese sono applicati automaticamente al momento del pagamento)
• Lei ci autorizza ad addebitare l'importo sul Suo metodo di pagamento a ogni ciclo di fatturazione
• In caso di mancato pagamento, La informeremo e potremo sospendere il servizio decorso un periodo di tolleranza
• Lei può acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo (5 €/GB/mese) come componente supplementare di qualsiasi piano
• Tutti i corrispettivi non sono rimborsabili, salvo quanto previsto dalla legge o dalla nostra politica di rimborso

Prezzi specifici per Paese

I prezzi possono variare in base al Paese e sono indicati nella valuta locale ove disponibile (ad esempio XOF per la Costa d'Avorio). Il prezzo finale è mostrato al momento del pagamento in funzione del Suo Paese di fatturazione e non è cumulabile con altre promozioni.

Modifiche e disdetta del piano

• Passaggi a un piano superiore: hanno effetto immediato; Le viene addebitato un importo proporzionale al periodo di fatturazione residuo
• Passaggi a un piano inferiore: hanno effetto al termine del periodo di fatturazione in corso; nessun rimborso per il tempo non utilizzato
• Disdette: Lei può recedere in qualsiasi momento; il servizio prosegue fino al termine del periodo pagato; nessun rimborso per i mesi parziali

Indicazioni sui periodi di conservazione (funzionalità di comodità)

EncryptInvoice calcola i periodi di conservazione consigliati in base alla Sua ubicazione e ai requisiti di legge più diffusi:

• Belgio, Germania, Francia, Italia: 10 anni per fatture e note di credito
• Paesi Bassi, impostazione predefinita UE: 7 anni per fatture e note di credito
• Tutte le giurisdizioni: 3 anni per i preventivi

Importante: queste indicazioni sono fornite unicamente a titolo di comodità e non costituiscono consulenza legale o contabile. Le leggi locali variano e possono cambiare. Consulti il Suo commercialista o consulente fiscale per conoscere i requisiti di conservazione specifici applicabili.

Diritto alla cancellazione ai sensi del GDPR e richieste di cancellazione

Ai sensi dell'articolo 17 del GDPR, Lei ha il diritto di chiedere in qualsiasi momento la cancellazione dei propri dati. EncryptInvoice rispetta pienamente tale diritto, anche se i documenti rientrano nei periodi di conservazione consigliati. Tuttavia:

Piani privi di Archive-Vault: responsabilità dell'utente

I piani privi di Archive-Vault non offrono garanzie di archiviazione a lungo termine. Lei è giuridicamente responsabile di:

• Conoscere i requisiti di conservazione delle fatture previsti dalla Sua giurisdizione
• Esportare regolarmente i propri dati ai fini di backup e archiviazione personali
• Conservare e proteggere i dati esportati per soddisfare gli obblighi di conservazione di legge
• Scaricare tutti i documenti prima di richiedere la cancellazione dell'account

In caso di disdetta o passaggio a un piano inferiore, Lei dispone di 30 giorni per esportare i propri dati prima che possano essere cancellati definitivamente.

Piani con Archive-Vault: archiviazione a lungo termine inclusa

I piani che includono Archive-Vault (come indicato nella pagina dei prezzi) dispongono del nostro servizio di archiviazione a lungo termine, progettato per supportare i Suoi obblighi di conformità:

• Garanzia di conservazione decennale: ci impegniamo a conservare in modo sicuro le Sue fatture e fatture elettroniche per 10 anni (o per il periodo personalizzato previsto per Enterprise)
• Archiviazione con rilevamento delle manomissioni: controlli di integrità e piste di controllo progettati per comprovare l'integrità dei documenti
• Esportazioni pronte per gli audit di conformità: le esportazioni includono checksum di verifica e metadati a supporto delle verifiche di conformità
• Conservazione estesa dei backup: backup conservati per oltre 90 giorni (contro i 30 giorni dei piani privi di Archive-Vault)
• Documentazione di conformità: esportazioni e registrazioni delle piste di controllo a supporto degli audit normativi

Nota: Archive-Vault è un servizio di archiviazione e integrità: uno strumento, non un trasferimento di responsabilità. Il rispetto degli obblighi di legge in materia di conservazione resta di Sua responsabilità in tutti i piani, con o senza Archive-Vault. Non verifica la liceità o l'esattezza del contenuto delle Sue fatture. Lei resta responsabile della correttezza delle proprie fatture e della conformità alle leggi locali. Anche con Archive-Vault, Lei conserva il diritto, ai sensi del GDPR, di chiedere la cancellazione in qualsiasi momento (previa dichiarazione, se durante il periodo di conservazione).

Esportazione e portabilità dei dati

Tutti i piani Le consentono di esportare i propri dati in qualsiasi momento in formati standard (PDF/A-3, UBL XML, JSON, CSV). Le esportazioni comprendono tutte le fatture, i preventivi, le note di credito, le spese, i contatti e gli allegati. Le consigliamo vivamente di effettuare esportazioni regolari (settimanali o mensili) come backup personale, indipendentemente dal piano sottoscritto.

Esclusione di responsabilità

EncryptInvoice non risponde di alcuna conseguenza derivante dalla mancata conservazione di adeguate scritture contabili da parte Sua, comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, sanzioni fiscali, controversie legali, esiti negativi di audit o interruzioni dell'attività. Tale limitazione si applica anche qualora Lei richieda la cancellazione durante un periodo di conservazione consigliato dopo aver dichiarato di assumersene la responsabilità.

Impegni sui livelli di servizio

• Piani privi di SLA di disponibilità: il servizio è fornito "così com'è", senza disponibilità garantita. Ci adoperiamo per un'elevata disponibilità, ma non assumiamo impegni su SLA specifici. Possono essere effettuati interventi di manutenzione programmata con ragionevole preavviso.
• Piani che includono uno SLA di disponibilità (come indicato nella pagina dei prezzi): impegno di disponibilità mensile del 99,5% o del 99,9%, secondo quanto previsto per il Suo piano, con gestione prioritaria degli incidenti sul livello più alto.

Crediti di servizio: se in un mese solare non rispettiamo l'impegno di disponibilità previsto per il Suo piano, Lei può richiedere un credito di servizio pari al 10% del canone di quel mese per ogni punto percentuale intero di disponibilità al di sotto dell'impegno, fino a un massimo del 100% del canone dello stesso mese. Le richieste devono essere presentate entro 30 giorni dalla fine del mese interessato, tramite il nostro indirizzo e-mail di assistenza e indicando il periodo interessato. I crediti sono applicati alle fatture successive e costituiscono il Suo unico rimedio in caso di mancato rispetto degli impegni SLA.

Il calcolo della disponibilità esclude la manutenzione programmata, gli eventi di forza maggiore, i disservizi di terze parti (fornitori di reti di fatturazione elettronica, prestatori di servizi di pagamento, fornitori di hosting) e i problemi causati da Sue azioni o dalle Sue apparecchiature.

Limitazione di responsabilità

Non rispondiamo di: danni indiretti, accidentali, consequenziali o punitivi; mancato guadagno; perdita di dati (salvo il caso in cui avessimo garantito l'archiviazione e non vi avessimo adempiuto); interruzione dell'attività; danni derivanti da servizi di terze parti (reti di fatturazione elettronica, gestori dei pagamenti). Tale limitazione si applica nella misura massima consentita dalla legge.

Eccezioni di diritto imperativo: nessuna disposizione dei presenti Termini esclude o limita la nostra responsabilità per colpa grave o dolo, per morte o lesioni personali causate da nostra negligenza, per frode, né per qualsiasi responsabilità che non possa essere esclusa o limitata ai sensi della legge applicabile (compresa la responsabilità di cui all'articolo 82 del GDPR, nella misura in cui non possa essere limitata). I massimali sopra indicati non si applicano a tali ipotesi.

Esclusione di garanzie

Il servizio è fornito "così com'è" e "come disponibile", senza garanzie di alcun tipo, espresse o implicite, comprese, a titolo esemplificativo e non esaustivo, quelle di commerciabilità, idoneità a uno scopo specifico o non violazione di diritti altrui. Non garantiamo che il servizio sia esente da errori, sicuro o privo di interruzioni. I piani che includono uno SLA di disponibilità comportano gli impegni espressi sopra indicati.

Il Suo diritto di recesso

Lei può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento dalle impostazioni del proprio account o contattando l'assistenza. La disdetta ha effetto al termine del periodo di fatturazione in corso. Non sono previsti rimborsi per i mesi parziali o per le quote non utilizzate.

Il nostro diritto di sospendere o risolvere il contratto

Possiamo sospendere il Suo account o risolvere il contratto e chiudere il Suo account immediatamente, senza preavviso, se:

• Lei viola i presenti Termini o la nostra Politica di uso consentito
• Il Suo pagamento non va a buon fine dopo ragionevoli tentativi di incasso
• Siamo tenuti a farlo per legge o per ordine dell'autorità giudiziaria
• Lei svolge attività fraudolente o illecite
• Il Suo utilizzo costituisce un rischio per la sicurezza dei nostri sistemi o di altri utenti

In caso di risoluzione per inadempimento non è previsto alcun rimborso. Qualora risolvessimo il contratto senza giusta causa (ipotesi rara), rimborseremo in misura proporzionale i canoni di abbonamento non utilizzati.

Recesso da parte nostra senza giusta causa

Possiamo recedere da qualsiasi account senza giusta causa con un preavviso scritto di almeno 30 giorni (ad esempio in caso di cessazione del servizio o di un piano). In tal caso rimborsiamo in misura proporzionale la parte non utilizzata dei corrispettivi già pagati e le finestre di esportazione dei dati indicate di seguito decorrono dalla data di efficacia della cessazione.

Accesso ai dati dopo la cessazione

Invieremo promemoria via e-mail prima della cancellazione dei dati. È Sua responsabilità esportare i dati durante il periodo di tolleranza.

Proprietà intellettuale

I Suoi contenuti: Lei conserva tutti i diritti sui dati che crea (fatture, preventivi, contatti). Ci concede una licenza limitata a conservare, trattare e trasmettere i Suoi dati al solo fine di erogare il servizio.

La nostra piattaforma: EncryptInvoice, il nostro software, le API, la documentazione e i segni distintivi sono di nostra proprietà intellettuale (o a noi concessi in licenza). Lei non può copiare, modificare, distribuire o sottoporre a reverse engineering la nostra piattaforma.

Servizi di terze parti

Ci integriamo con servizi di terze parti (Storecove per la fatturazione elettronica, Stripe per i pagamenti). L'utilizzo di tali servizi è soggetto ai rispettivi termini e alle rispettive informative sulla privacy. Non rispondiamo di disservizi o modifiche dei servizi di terze parti.

Accordo sul trattamento dei dati

Quando trattiamo dati personali per Suo conto, il nostro Accordo sul trattamento dei dati è incorporato nei presenti Termini mediante rinvio e si applica a tutti i piani senza sottoscrizione separata (su richiesta forniamo una copia controfirmata). Per le questioni relative al trattamento dei dati, l'Accordo sul trattamento dei dati prevale sui presenti Termini; per tutto il resto, compresi i massimali di responsabilità sopra indicati, prevalgono i presenti Termini. La responsabilità ai sensi dell'Accordo sul trattamento dei dati è soggetta ai medesimi massimali e alle medesime eccezioni di diritto imperativo previsti dai presenti Termini.

Legge applicabile

I presenti Termini sono regolati dalla legge belga (Paese in cui è registrata Soatdev IT Consulting SRL), con esclusione delle norme di conflitto di leggi. Se Lei è un consumatore nell'Unione europea, conserva la tutela delle norme imperative a protezione dei consumatori vigenti nel Suo Paese di residenza.

Risoluzione delle controversie

Per utenti Business ed Enterprise: le eventuali controversie saranno devolute alla competenza esclusiva del foro di Bruxelles, in Belgio, o secondo quanto previsto dal Suo contratto negoziato individualmente.

Per i consumatori UE: Lei ha il diritto di adire i tribunali del proprio Paese di residenza. Può inoltre ricorrere alla piattaforma di risoluzione delle controversie online della Commissione europea: ec.europa.eu/consumers/odr

Modifiche ai presenti Termini

Possiamo aggiornare periodicamente i presenti Termini. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via e-mail e pubblicate sul nostro sito web almeno 30 giorni prima della loro entrata in vigore. La prosecuzione dell'utilizzo dopo le modifiche ne costituisce accettazione. Se non accetta i nuovi termini, Lei può chiudere il proprio account.

Contatti

Richieste legali: legal@encryptinvoice.com

Assistenza generale: support@encryptinvoice.com

Responsabile della protezione dei dati: dpo@encryptinvoice.com

Soatdev IT Consulting SRL
Numero di iscrizione al Registro delle Imprese: BE1014.369.580
Sede legale: Leopold de Waelplaats 28, Antwerpen
Partita IVA: BE1014.369.580