Condiciones del servicio

Qué ofrecemos

EncryptInvoice es una plataforma de facturación electrónica en la nube que le permite crear, enviar, recibir y gestionar facturas, presupuestos y gastos. Ofrecemos conectividad con redes de facturación electrónica (PEPPOL, InvoiceNow de Singapur, Chorus Pro de Francia, FNE de Costa de Marfil, etc.) a través de proveedores de red certificados. Disponemos de distintos planes de suscripción con funciones, límites y garantías diferentes.

Responsabilidades sobre la cuenta

• Debe facilitar información veraz al crear su cuenta
• Usted es responsable de mantener la seguridad de las credenciales de su cuenta
• Debe comunicarnos de inmediato cualquier acceso no autorizado
• Usted es responsable de toda la actividad realizada con su cuenta
• Una misma persona o entidad jurídica no puede mantener varias cuentas gratuitas para eludir los límites de uso

Política de uso aceptable

Usted se compromete a no:

• Utilizar el servicio para actividades ilícitas ni para transmitir facturas fraudulentas
• Intentar acceder sin autorización a nuestros sistemas o a los datos de otros usuarios
• Maltratar, acosar, amenazar o suplantar a terceros
• Cargar software malicioso, virus o cualquier código dañino
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer nuestro código fuente
• Utilizar sistemas automatizados (bots, rastreadores) para acceder al servicio salvo a través de nuestra API oficial
• Revender o redistribuir el servicio sin nuestra autorización por escrito
• Superar de forma intencionada los límites de uso o de la API con el fin de perturbar el servicio

El incumplimiento de esta Política de uso aceptable puede dar lugar a la suspensión o cancelación inmediata de la cuenta sin derecho a reembolso.

Funciones y límites de los planes

Ofrecemos varios planes de suscripción con funciones, cupos de uso y garantías diferentes:

• Plan gratuito: facturación esencial, con envíos de facturas electrónicas y cupos de uso limitados, suficiente para utilizar el servicio de forma real sin coste alguno.
• Planes de pago: cupos superiores o ilimitados, organizaciones y almacenamiento adicionales y, en los planes así designados, archivado a largo plazo con Archive-Vault y un acuerdo de nivel de servicio de disponibilidad.

Las funciones, los cupos y los precios vigentes de cada plan se indican en la página de precios y en el proceso de pago; los valores mostrados en el momento de suscribirse (o cuando se le comunique una modificación) son los que se aplican a su suscripción. Todos los planes incluyen la recepción ilimitada de facturas electrónicas y compatibilidad multidivisa. Los límites están sujetos a un uso razonable y a restricciones técnicas (sin abusos ni uso automatizado de gran volumen).

Condiciones de facturación y pago

• Los planes de pago se facturan por adelantado, con periodicidad mensual o anual, a través de Stripe
• Los precios se expresan en euros y pueden variar según el país (los descuentos por país se aplican automáticamente al finalizar la compra)
• Usted nos autoriza a cargar el importe en su medio de pago en cada ciclo de facturación
• Si un pago falla, se lo notificaremos y podremos suspender el servicio tras un periodo de gracia
• Puede contratar almacenamiento adicional (5 €/GB/mes) como complemento de cualquier plan
• Ninguna cuota es reembolsable, salvo cuando así lo exija la ley o nuestra política de reembolsos

Precios específicos por país

Los precios pueden variar según el país y se muestran en su moneda local cuando esté disponible (por ejemplo, XOF para Costa de Marfil). El precio definitivo se indica al finalizar la compra en función de su país de facturación y no es acumulable con otras promociones.

Cambios de plan y cancelaciones

• Mejoras de plan: surten efecto de inmediato; se le cobra un importe prorrateado por el tiempo restante del periodo de facturación
• Reducciones de plan: surten efecto al final del periodo de facturación en curso; no se reembolsa el tiempo no utilizado
• Cancelaciones: puede cancelar en cualquier momento; el servicio continúa hasta el final del periodo abonado; no se reembolsan los meses incompletos

Orientación sobre los periodos de conservación (función de conveniencia)

EncryptInvoice calcula los periodos de conservación recomendados en función de su ubicación y de las exigencias legales más habituales:

• Bélgica, Alemania, Francia e Italia: 10 años para facturas y notas de crédito
• Países Bajos y resto de la UE (por defecto): 7 años para facturas y notas de crédito
• Todas las jurisdicciones: 3 años para los presupuestos

Importante: esta orientación se ofrece únicamente como ayuda y no constituye asesoramiento jurídico ni contable. La legislación local varía y puede cambiar. Consulte a su asesor contable o fiscal para conocer sus obligaciones concretas de conservación.

Derecho de supresión del RGPD y solicitudes de eliminación

En virtud del artículo 17 del RGPD, usted tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento. EncryptInvoice respeta plenamente este derecho, incluso si los documentos se encuentran dentro de los periodos de conservación recomendados. No obstante:

Planes sin Archive-Vault: responsabilidad del usuario

Los planes que no incluyen Archive-Vault no ofrecen garantías de archivado a largo plazo. Usted es el responsable legal de:

• Conocer las obligaciones de conservación de facturas de su jurisdicción
• Exportar periódicamente sus datos para su propia copia de seguridad y archivado
• Almacenar y proteger los datos exportados para cumplir las obligaciones legales de conservación
• Descargar todos los documentos antes de solicitar la eliminación de la cuenta

Tras la cancelación o la reducción de plan, dispone de 30 días para exportar sus datos antes de que puedan suprimirse de forma definitiva.

Planes con Archive-Vault: archivado a largo plazo incluido

Los planes que incluyen Archive-Vault (según se indica en la página de precios) disponen de nuestro servicio de archivado a largo plazo, diseñado para apoyar sus obligaciones de cumplimiento normativo:

• Garantía de conservación de 10 años: nos comprometemos a almacenar de forma segura sus facturas y facturas electrónicas durante 10 años (o el periodo personalizado en el plan Enterprise)
• Almacenamiento con detección de manipulaciones: comprobaciones de integridad y pistas de auditoría diseñadas para evidenciar la integridad de los documentos
• Exportaciones listas para auditoría: las exportaciones incluyen sumas de verificación y metadatos para las auditorías de cumplimiento
• Conservación ampliada de las copias de seguridad: 90 días o más de conservación (frente a 30 días en los planes sin Archive-Vault)
• Documentación de cumplimiento: exportaciones y registros de la pista de auditoría para apoyar las auditorías reglamentarias

Nota: Archive-Vault es un servicio de almacenamiento e integridad: una herramienta, no una transferencia de responsabilidad. El cumplimiento de las obligaciones legales de conservación sigue siendo responsabilidad suya en todos los planes, con o sin Archive-Vault. No valida la legalidad ni la exactitud del contenido de sus facturas. Usted sigue siendo responsable de la corrección de sus facturas y del cumplimiento de la legislación local. Incluso con Archive-Vault, conserva el derecho del RGPD a solicitar la supresión en cualquier momento (con el reconocimiento correspondiente si se produce durante el periodo de conservación).

Exportación y portabilidad de los datos

Todos los planes le permiten exportar sus datos en cualquier momento en formatos estándar (PDF/A-3, UBL XML, JSON, CSV). Las exportaciones incluyen todas las facturas, los presupuestos, las notas de crédito, los gastos, los contactos y los archivos adjuntos. Recomendamos encarecidamente realizar exportaciones periódicas (semanales o mensuales) como copia de seguridad propia, sea cual sea su plan.

Exención de responsabilidad

EncryptInvoice no responde de las consecuencias derivadas de que usted no conserve registros financieros adecuados, incluidas, entre otras, sanciones fiscales, problemas legales, auditorías desfavorables o interrupciones de la actividad. Esta limitación se aplica incluso si solicita la supresión durante un periodo de conservación recomendado tras haber reconocido su responsabilidad.

Compromisos de nivel de servicio

• Planes sin acuerdo de nivel de servicio de disponibilidad: el servicio se presta «tal cual», sin disponibilidad garantizada. Procuramos una alta disponibilidad, pero no asumimos acuerdos de nivel de servicio concretos. Podrán realizarse tareas de mantenimiento programado con un preaviso razonable.
• Planes que incluyen un acuerdo de nivel de servicio de disponibilidad (según se indica en la página de precios): compromiso de disponibilidad mensual del 99,5 % o del 99,9 %, según lo designado para su plan, con respuesta prioritaria ante incidentes en el nivel superior.

Créditos de servicio: si en un mes natural no alcanzamos el compromiso de disponibilidad de su plan, podrá reclamar un crédito de servicio equivalente al 10 % de la cuota de ese mes por cada punto porcentual completo de disponibilidad por debajo del compromiso, con un límite del 100 % de la cuota de ese mes. Las reclamaciones deberán presentarse en el plazo de 30 días desde el final del mes afectado, a través de nuestro correo de soporte e identificando el periodo afectado. Los créditos se aplican a facturas futuras y constituyen su único recurso por el incumplimiento de los compromisos de nivel de servicio.

El cálculo de la disponibilidad excluye el mantenimiento programado, los supuestos de fuerza mayor, los fallos de servicios de terceros (proveedores de redes de facturación electrónica, procesadores de pagos, proveedores de alojamiento) y las incidencias causadas por sus actos o sus equipos.

Limitación de responsabilidad

No respondemos de: daños indirectos, incidentales, consecuenciales o punitivos; lucro cesante; pérdida de datos (salvo cuando hayamos garantizado el archivado y hayamos incumplido); interrupción de la actividad; ni daños derivados de servicios de terceros (redes de facturación electrónica, procesadores de pagos). Esta limitación se aplica en la máxima medida permitida por la ley.

Excepciones de derecho imperativo: ninguna disposición de estas Condiciones excluye ni limita nuestra responsabilidad por culpa grave o dolo, por fallecimiento o daños personales causados por nuestra negligencia, por fraude, ni por cualquier responsabilidad que no pueda excluirse ni limitarse con arreglo a la legislación aplicable (incluida la responsabilidad prevista en el artículo 82 del RGPD en la medida en que no pueda limitarse). Los límites anteriores no se aplican en esos casos.

Exclusión de garantías

El servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluidas, entre otras, las de comerciabilidad, idoneidad para un fin determinado o ausencia de infracción. No garantizamos que el servicio esté libre de errores, sea seguro o funcione sin interrupciones. Los planes que incluyen un acuerdo de nivel de servicio de disponibilidad conllevan los compromisos expresos indicados anteriormente.

Su derecho a resolver el contrato

Puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde la configuración de su cuenta o poniéndose en contacto con el soporte. La cancelación surte efecto al final del periodo de facturación en curso. No se realizan reembolsos por meses incompletos ni por el cupo de uso no consumido.

Nuestro derecho a suspender o resolver el contrato

Podremos suspender su cuenta o resolver el contrato de inmediato y sin previo aviso si:

• Incumple estas Condiciones o nuestra Política de uso aceptable
• Su pago falla tras intentos razonables de cobro
• La ley o una resolución judicial nos obligan a ello
• Realiza actividades fraudulentas o ilícitas
• Su uso supone un riesgo de seguridad para nuestros sistemas o para otros usuarios

Si resolvemos el contrato por causa justificada, no se realizará ningún reembolso. Si lo resolvemos sin causa justificada (algo poco frecuente), reembolsaremos de forma prorrateada las cuotas de suscripción no utilizadas.

Resolución por conveniencia por nuestra parte

Podemos resolver cualquier cuenta sin causa justificada con un preaviso por escrito de al menos 30 días (por ejemplo, si dejamos de prestar el servicio o un plan). En tal caso, reembolsaremos de forma prorrateada la parte no utilizada de las cuotas abonadas por anticipado, y los plazos de exportación de datos indicados a continuación se aplicarán desde la fecha de efectos de la resolución.

Acceso a los datos tras la resolución

Enviaremos recordatorios por correo electrónico antes de suprimir los datos. Es su responsabilidad exportarlos durante el periodo de gracia.

Propiedad intelectual

Sus contenidos: usted conserva todos los derechos sobre los datos que crea (facturas, presupuestos, contactos). Nos concede una licencia limitada para almacenar, tratar y transmitir sus datos con la única finalidad de prestar el servicio.

Nuestra plataforma: EncryptInvoice, nuestro software, nuestras API, la documentación y la identidad de marca son propiedad intelectual nuestra (o nos han sido licenciados). No puede copiar, modificar, distribuir ni someter a ingeniería inversa nuestra plataforma.

Servicios de terceros

Nos integramos con servicios de terceros (Storecove para la facturación electrónica y Stripe para los pagos). El uso que haga de dichos servicios se rige por sus respectivas condiciones y políticas de privacidad. No respondemos de los fallos ni de los cambios en los servicios de terceros.

Acuerdo de tratamiento de datos

Cuando tratemos datos personales por cuenta de usted, nuestro Acuerdo de tratamiento de datos queda incorporado a estas Condiciones por referencia y se aplica a todos los planes sin necesidad de firma separada (previa solicitud, facilitamos un ejemplar firmado por ambas partes). En materia de tratamiento de datos, el Acuerdo de tratamiento de datos prevalece sobre estas Condiciones; en todo lo demás, incluidos los límites de responsabilidad anteriores, prevalecen estas Condiciones. La responsabilidad derivada del Acuerdo de tratamiento de datos está sujeta a los mismos límites y a las mismas excepciones de derecho imperativo que estas Condiciones.

Legislación aplicable

Estas Condiciones se rigen por la legislación de Bélgica (país en el que está registrada Soatdev IT Consulting SRL), con exclusión de sus normas de conflicto de leyes. Si usted es consumidor en la Unión Europea, conserva la protección de las normas imperativas de consumo de su país de residencia.

Solución de controversias

Para usuarios empresariales y Enterprise: las controversias se someterán a la jurisdicción exclusiva de los tribunales de Bruselas (Bélgica) o a lo previsto en su contrato negociado individualmente.

Para consumidores de la UE: tiene derecho a presentar sus reclamaciones ante los tribunales de su país de residencia. También puede recurrir a la plataforma de resolución de litigios en línea de la Comisión Europea: ec.europa.eu/consumers/odr

Modificaciones de estas Condiciones

Podremos actualizar estas Condiciones periódicamente. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico y se publicarán en nuestro sitio web al menos 30 días antes de su entrada en vigor. El uso continuado tras los cambios implica su aceptación. Si no acepta las nuevas condiciones, puede cancelar su cuenta.

Contacto

Consultas jurídicas: legal@encryptinvoice.com

Soporte general: support@encryptinvoice.com

Delegado de protección de datos: dpo@encryptinvoice.com

Soatdev IT Consulting SRL
Registro mercantil: BE1014.369.580
Domicilio social: Leopold de Waelplaats 28, Antwerpen
Número de IVA: BE1014.369.580