Allgemeine Geschäftsbedingungen

Was wir bereitstellen

EncryptInvoice ist eine cloudbasierte E-Rechnungsplattform, mit der Sie Rechnungen, Angebote und Ausgaben erstellen, versenden, empfangen und verwalten können. Wir stellen die Anbindung an E-Rechnungsnetzwerke (PEPPOL, Singapore InvoiceNow, France Chorus Pro, FNE Côte d'Ivoire usw.) über zertifizierte Netzwerkanbieter bereit. Wir bieten verschiedene Abonnementtarife mit unterschiedlichen Funktionen, Grenzwerten und Garantien an.

Pflichten in Bezug auf Ihr Konto

• Sie müssen bei der Erstellung Ihres Kontos zutreffende Angaben machen
• Sie sind für die Sicherheit Ihrer Zugangsdaten verantwortlich
• Sie müssen uns jeden unbefugten Zugriff unverzüglich melden
• Sie sind für sämtliche Aktivitäten unter Ihrem Konto verantwortlich
• Eine natürliche oder juristische Person darf nicht mehrere kostenlose Konten unterhalten, um Nutzungsgrenzen zu umgehen

Richtlinie zur zulässigen Nutzung

Sie verpflichten sich, Folgendes zu unterlassen:

• Den Dienst für rechtswidrige Aktivitäten oder zur Übermittlung betrügerischer Rechnungen zu nutzen
• Zu versuchen, unbefugt auf unsere Systeme oder die Daten anderer Nutzer zuzugreifen
• Andere zu beleidigen, zu belästigen, zu bedrohen oder sich als andere auszugeben
• Schadsoftware, Viren oder sonstigen schädlichen Code hochzuladen
• Unseren Quellcode zurückzuentwickeln, zu dekompilieren oder auszulesen
• Automatisierte Systeme (Bots, Scraper) für den Zugriff auf den Dienst zu verwenden, außer über unsere offizielle API
• Den Dienst ohne unsere schriftliche Genehmigung weiterzuverkaufen oder weiterzuverbreiten
• API- oder Nutzungsgrenzen vorsätzlich zu überschreiten, um den Dienst zu stören

Ein Verstoß gegen diese Richtlinie zur zulässigen Nutzung kann zur sofortigen Sperrung oder Kündigung des Kontos ohne Erstattung führen.

Funktionen & Grenzwerte der Tarife

Wir bieten mehrere Abonnementtarife mit unterschiedlichen Funktionen, Kontingenten und Garantien an:

• Kostenloser Tarif: Die Kernfunktionen der Rechnungsstellung, mit einer begrenzten Zahl versendeter E-Rechnungen und begrenzten Nutzungskontingenten — genug, um den Dienst kostenfrei ernsthaft zu nutzen.
• Kostenpflichtige Tarife: Höhere oder unbegrenzte Kontingente, zusätzliche Organisationen und Speicherplatz sowie — in den dafür vorgesehenen Tarifen — die Langzeitarchivierung Archive-Vault und ein Verfügbarkeits-SLA.

Die aktuellen Funktionen, Kontingente und Preise jedes Tarifs sind auf der Preisseite und beim Bezahlvorgang angegeben; maßgeblich für Ihr Abonnement sind die Werte, die beim Abschluss angezeigt werden (oder die Ihnen bei einer Änderung angekündigt werden). Alle Tarife umfassen unbegrenzt empfangene E-Rechnungen und Mehrwährungsunterstützung. Die Grenzwerte unterliegen einer fairen Nutzung und technischen Beschränkungen (kein Missbrauch, keine automatisierte Nutzung mit hohem Volumen).

Abrechnung & Zahlungsbedingungen

• Kostenpflichtige Tarife werden monatlich oder jährlich im Voraus über Stripe abgerechnet
• Die Preise verstehen sich in EUR und können je nach Land abweichen (länderspezifische Nachlässe werden beim Bezahlvorgang automatisch angewendet)
• Sie ermächtigen uns, Ihr Zahlungsmittel in jedem Abrechnungszeitraum zu belasten
• Schlägt eine Zahlung fehl, benachrichtigen wir Sie und können den Dienst nach Ablauf einer Kulanzfrist sperren
• Sie können zusätzlichen Speicher (5 €/GB/Monat) als Zusatzoption zu jedem Tarif erwerben
• Alle Gebühren sind nicht erstattungsfähig, soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben oder in unserer Erstattungsrichtlinie vorgesehen

Länderspezifische Preise

Die Preise können je nach Land abweichen und werden, soweit verfügbar, in Ihrer Landeswährung angezeigt (z. B. XOF für Côte d'Ivoire). Der endgültige Preis wird beim Bezahlvorgang auf Grundlage Ihres Rechnungslandes ausgewiesen und ist nicht mit anderen Aktionen kombinierbar.

Tarifwechsel & Kündigungen

• Höherstufungen: Werden sofort wirksam; für den verbleibenden Abrechnungszeitraum wird Ihnen ein anteiliger Betrag berechnet
• Herabstufungen: Werden zum Ende Ihres laufenden Abrechnungszeitraums wirksam; für nicht genutzte Zeit erfolgt keine Erstattung
• Kündigungen: Sie können jederzeit kündigen; der Dienst läuft bis zum Ende des bezahlten Zeitraums weiter; für angebrochene Monate erfolgt keine Erstattung

Orientierung zu Aufbewahrungsfristen (Komfortfunktion)

EncryptInvoice berechnet empfohlene Aufbewahrungsfristen anhand Ihres Standorts und der üblichen gesetzlichen Anforderungen:

• Belgien, Deutschland, Frankreich, Italien: 10 Jahre für Rechnungen und Rechnungskorrekturen
• Niederlande, EU-Standard: 7 Jahre für Rechnungen und Rechnungskorrekturen
• Alle Rechtsordnungen: 3 Jahre für Angebote

Wichtig: Diese Orientierung dient ausschließlich der Erleichterung und stellt keine Rechts- oder Buchhaltungsberatung dar. Lokale Gesetze unterscheiden sich und können sich ändern. Wenden Sie sich an Ihren Buchhalter oder Steuerberater, um Ihre konkreten Aufbewahrungsanforderungen zu klären.

DSGVO-Recht auf Löschung & Löschanfragen

Nach Artikel 17 DSGVO haben Sie das Recht, jederzeit die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. EncryptInvoice erfüllt dieses Recht vollständig, auch wenn sich Dokumente noch innerhalb der empfohlenen Aufbewahrungsfrist befinden. Jedoch:

Tarife ohne Archive-Vault: Verantwortung des Nutzers

Diese Tarife enthalten kein Archive-Vault und keine Garantien zur Langzeitarchivierung. Sie sind rechtlich verantwortlich für:

• Das Verständnis der Aufbewahrungsanforderungen für Rechnungen in Ihrer Rechtsordnung
• Den regelmäßigen Export Ihrer Daten für Ihre eigene Sicherung und Archivierung
• Die Speicherung und den Schutz exportierter Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Das Herunterladen aller Dokumente, bevor Sie die Löschung Ihres Kontos beantragen

Bei Kündigung oder Herabstufung haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren, bevor diese endgültig gelöscht werden können.

Tarife mit Archive-Vault: Langzeitarchivierung inbegriffen

Tarife, die Archive-Vault enthalten (wie auf der Preisseite angegeben), erhalten unseren Langzeitarchivierungsdienst, der Sie bei der Erfüllung Ihrer Compliance-Pflichten unterstützen soll:

• Aufbewahrungsgarantie von 10 Jahren: Wir verpflichten uns, Ihre Rechnungen und E-Rechnungen 10 Jahre lang sicher zu speichern (oder für einen individuellen Zeitraum im Rahmen eines individuell verhandelten Vertrags)
• Manipulationssichere Speicherung: Integritätsprüfungen und Audit-Trails, die die Integrität von Dokumenten belegen sollen
• Prüfungsfertige Exporte: Exporte enthalten Prüfsummen und Metadaten für Compliance-Prüfungen
• Erweiterte Backup-Aufbewahrung: Backup-Aufbewahrung von 90 Tagen und mehr (gegenüber 30 Tagen in Tarifen ohne Archive-Vault)
• Compliance-Dokumentation: Exporte und Audit-Trail-Aufzeichnungen zur Unterstützung behördlicher Prüfungen

Hinweis: Archive-Vault ist ein Speicher- und Integritätsdienst — ein Werkzeug, keine Übertragung von Verantwortung. Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleibt in jedem Tarif Ihre Verantwortung, mit oder ohne Archive-Vault. Er prüft nicht die Rechtmäßigkeit oder Richtigkeit des Inhalts Ihrer Rechnungen. Sie bleiben für die Richtigkeit Ihrer Rechnungen und die Einhaltung der lokalen Gesetze verantwortlich. Auch mit Archive-Vault haben Sie das DSGVO-Recht, jederzeit die Löschung zu verlangen (mit Bestätigung, sofern dies innerhalb der Aufbewahrungsfrist erfolgt).

Datenexport & Übertragbarkeit

Alle Tarife erlauben es Ihnen, Ihre Daten jederzeit in Standardformaten (PDF/A-3, UBL XML, JSON, CSV) zu exportieren. Exporte enthalten alle Rechnungen, Angebote, Rechnungskorrekturen, Ausgaben, Kontakte und Anhänge. Wir empfehlen dringend regelmäßige Exporte (wöchentlich oder monatlich) für Ihre eigene Sicherung, unabhängig von Ihrem Tarif.

Haftungsausschluss

EncryptInvoice haftet nicht für Folgen, die daraus entstehen, dass Sie keine angemessenen Finanzdokumente führen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Steuerstrafen, rechtliche Probleme, gescheiterte Prüfungen oder Betriebsunterbrechungen. Diese Beschränkung gilt auch dann, wenn Sie die Löschung während einer empfohlenen Aufbewahrungsfrist verlangen, nachdem Sie Ihre Verantwortung bestätigt haben.

Service-Level-Zusagen

• Tarife ohne Verfügbarkeits-SLA: Der Dienst wird „wie besehen“ ohne garantierte Verfügbarkeit bereitgestellt. Wir streben eine hohe Verfügbarkeit an, sagen jedoch keine bestimmten SLAs zu. Geplante Wartungsarbeiten können mit angemessener Vorankündigung stattfinden.
• Tarife mit Verfügbarkeits-SLA (wie auf der Preisseite angegeben): Monatliche Verfügbarkeitszusage von 99,5% oder 99,9% je nach Tarif, mit vorrangiger Störungsbearbeitung in der höchsten Stufe.

Servicegutschriften: Halten wir die Verfügbarkeitszusage Ihres Tarifs in einem Kalendermonat nicht ein, können Sie für jeden vollen Prozentpunkt Verfügbarkeit unterhalb der Zusage eine Servicegutschrift in Höhe von 10% der Tarifgebühr dieses Monats verlangen, begrenzt auf 100% der Gebühr dieses Monats. Ansprüche sind innerhalb von 30 Tagen nach Ende des betroffenen Monats über unsere Support-E-Mail-Adresse unter Angabe des betroffenen Zeitraums geltend zu machen. Servicegutschriften werden mit künftigen Rechnungen verrechnet und stellen Ihren ausschließlichen Rechtsbehelf bei nicht eingehaltenen SLA-Zusagen dar.

Von der Verfügbarkeit ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, Ereignisse höherer Gewalt, Ausfälle von Drittanbietern (Anbieter von E-Rechnungsnetzwerken, Zahlungsdienstleister, Hosting-Anbieter) sowie Probleme, die durch Ihr Handeln oder Ihre Geräte verursacht werden.

Haftungsbeschränkung

Wir haften nicht für: mittelbare, zufällige oder Folgeschäden sowie Strafschadensersatz (punitive damages); entgangenen Gewinn; Datenverlust (außer wenn wir die Archivierung zugesagt und nicht erfüllt haben); Betriebsunterbrechung; oder Schäden, die aus Diensten Dritter entstehen (E-Rechnungsnetzwerke, Zahlungsdienstleister). Diese Beschränkung gilt im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang.

Ausnahmen aufgrund zwingenden Rechts: Keine Bestimmung dieser AGB schließt unsere Haftung für grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz, für Tod oder Körperverletzung infolge unserer Fahrlässigkeit, für Betrug oder für eine Haftung, die nach anwendbarem Recht nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden kann (einschließlich der Haftung nach Artikel 82 DSGVO, soweit sie nicht beschränkt werden kann), aus oder beschränkt sie. Die vorstehenden Höchstbeträge gelten in diesen Fällen nicht.

Gewährleistungsausschluss

Der Dienst wird „wie besehen“ und „wie verfügbar“ ohne jegliche ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung bereitgestellt, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Marktgängigkeit, die Eignung für einen bestimmten Zweck oder die Nichtverletzung von Rechten Dritter. Wir gewährleisten nicht, dass der Dienst fehlerfrei, sicher oder ununterbrochen verfügbar ist. Tarife mit einem Verfügbarkeits-SLA enthalten die oben genannten ausdrücklichen Zusagen.

Ihr Kündigungsrecht

Sie können Ihr Abonnement jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen oder über den Support kündigen. Die Kündigung wird zum Ende Ihres laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Für angebrochene Monate oder ungenutzte Kontingente erfolgt keine Erstattung.

Unser Recht zur Sperrung oder Kündigung

Wir können Ihr Konto ohne Vorankündigung mit sofortiger Wirkung sperren oder kündigen, wenn:

• Sie gegen diese AGB oder unsere Richtlinie zur zulässigen Nutzung verstoßen
• Ihre Zahlung nach angemessenen Einzugsversuchen fehlschlägt
• wir gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung dazu verpflichtet sind
• Sie betrügerische oder rechtswidrige Handlungen vornehmen
• Ihre Nutzung ein Sicherheitsrisiko für unsere Systeme oder andere Nutzer darstellt

Kündigen wir aus wichtigem Grund, erfolgt keine Erstattung. Kündigen wir ohne wichtigen Grund (Ausnahmefall), erstatten wir Ihnen die nicht genutzten Abonnementgebühren anteilig.

Ordentliche Kündigung durch uns

Wir können jedes Konto ohne Angabe von Gründen mit einer schriftlichen Frist von mindestens 30 Tagen kündigen (etwa wenn wir den Dienst oder einen Tarif einstellen). In diesem Fall erstatten wir den nicht genutzten Anteil bereits im Voraus gezahlter Gebühren anteilig; die nachstehenden Exportzeiträume gelten ab dem Wirksamwerden der Kündigung.

Datenzugriff nach Kündigung

Wir senden vor der Löschung von Daten E-Mail-Erinnerungen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre Daten während der Kulanzfrist zu exportieren.

Geistiges Eigentum

Ihre Inhalte: Sie behalten sämtliche Rechte an den von Ihnen erstellten Daten (Rechnungen, Angebote, Kontakte). Sie räumen uns ein beschränktes Recht ein, Ihre Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes zu speichern, zu verarbeiten und zu übermitteln.

Unsere Plattform: EncryptInvoice, unsere Software, Schnittstellen, Dokumentation und Markenzeichen sind unser geistiges Eigentum (oder an uns lizenziert). Sie dürfen unsere Plattform weder kopieren noch verändern, verbreiten oder zurückentwickeln.

Dienste Dritter

Wir binden Dienste Dritter ein (Storecove für die elektronische Rechnungsstellung, Stripe für Zahlungen). Ihre Nutzung dieser Dienste unterliegt deren jeweiligen Bedingungen und Datenschutzerklärungen. Für Ausfälle oder Änderungen bei Diensten Dritter sind wir nicht verantwortlich.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Soweit wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, wird unser Auftragsverarbeitungsvertrag durch Verweis Bestandteil dieser AGB und gilt für alle Tarife ohne gesonderte Unterzeichnung (ein gegengezeichnetes Exemplar stellen wir auf Anfrage zur Verfügung). In Fragen der Datenverarbeitung geht der Auftragsverarbeitungsvertrag diesen AGB vor; im Übrigen, einschließlich der vorstehenden Haftungsobergrenzen, gehen diese AGB vor. Die Haftung nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag unterliegt denselben Obergrenzen und denselben Ausnahmen aufgrund zwingenden Rechts wie diese AGB.

Anwendbares Recht

Diese AGB unterliegen belgischem Recht (wo Soatdev IT Consulting SRL eingetragen ist), unter Ausschluss der Grundsätze des Kollisionsrechts. Sind Sie Verbraucher in der Europäischen Union, bleibt Ihnen der Schutz der zwingenden Verbraucherschutzvorschriften Ihres Wohnsitzlandes erhalten.

Streitbeilegung

Für Geschäftskunden & Enterprise: Für Streitigkeiten sind ausschließlich die Gerichte in Brüssel, Belgien, zuständig oder es gilt die Regelung Ihres Enterprise-Vertrags.

Für Verbraucher in der EU: Sie haben das Recht, Streitigkeiten vor den Gerichten Ihres Wohnsitzlandes anhängig zu machen. Sie können auch die Plattform zur Online-Streitbeilegung der Europäischen Kommission nutzen: ec.europa.eu/consumers/odr

Änderungen dieser AGB

Wir können diese AGB von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt und mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten auf unserer Website veröffentlicht. Die weitere Nutzung nach Änderungen gilt als Zustimmung. Wenn Sie den neuen Bedingungen nicht zustimmen, können Sie Ihr Konto kündigen.

Kontakt

Rechtliche Anfragen: legal@encryptinvoice.com

Allgemeiner Support: support@encryptinvoice.com

Datenschutzbeauftragter: dpo@encryptinvoice.com

Soatdev IT Consulting SRL
Handelsregisternummer: BE1014.369.580
Eingetragene Anschrift: Leopold de Waelplaats 28, Antwerpen
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: BE1014.369.580