Perguntas frequentes sobre retenção e eliminação de dados
Compreender as suas responsabilidades e os seus direitos
Versão 1.0
Última atualização: 13 de agosto de 2026
Noções básicas de retenção
A EncryptInvoice conserva as minhas faturas por mim?
A EncryptInvoice conserva as minhas faturas por mim?
A EncryptInvoice é uma plataforma SaaS e não uma sociedade de contabilidade. Não estamos legalmente obrigados a conservar os seus registos financeiros.
Disponibilizamos funcionalidades de retenção de dados por conveniência, mas é legalmente responsável pela conservação dos seus próprios registos, de acordo com a legislação fiscal e contabilística local (habitualmente 7 a 10 anos no caso das faturas).
Recomendamos vivamente que:
- Transfira os seus documentos com regularidade (semanal ou mensalmente)
- Os guarde num local de cópia de segurança seguro
- Mantenha várias cópias (locais e na nuvem)
- Consulte o seu contabilista quanto aos requisitos de retenção
Não esqueça: os períodos de retenção são disponibilizados como orientação e funcionalidade úteis, e não como obrigação legal da nossa parte.
Durante quanto tempo devo conservar os meus documentos financeiros?
Durante quanto tempo devo conservar os meus documentos financeiros?
Os requisitos de retenção variam consoante o país e o tipo de documento:
| País | Faturas e notas de crédito | Orçamentos |
|---|---|---|
| Bélgica | 10 anos | 3 anos |
| Alemanha (GoBD) | 10 anos | 3 anos |
| França | 10 anos | 3 anos |
| Itália | 10 anos | 3 anos |
| Países Baixos | 7 anos | 3 anos |
| Valor predefinido para a UE | 7 anos | 3 anos |
Isto é apenas uma orientação e não constitui aconselhamento jurídico
A legislação local varia e pode ser alterada. Consulte sempre o seu contabilista ou consultor fiscal para conhecer os requisitos de retenção aplicáveis ao seu caso.
RGPD e eliminação
O que acontece se eliminar a minha conta?
O que acontece se eliminar a minha conta?
Quando solicita a eliminação da conta:
- Verificamos se existem documentos dentro do período de retenção recomendado:
- Em caso afirmativo, apresentamos avisos de retenção e o número de documentos abrangidos
- Terá de transferir todos os documentos e reconhecer a sua responsabilidade
- Terá de reconhecer expressamente que:
- Transferiu todos os registos necessários
- Assume a total responsabilidade legal pela sua conservação
- Compreende que a EncryptInvoice não é uma sociedade de contabilidade
- Compreende que a eliminação é definitiva
- A eliminação é definitiva, após um breve período de tolerância:
- Os seus dados deixam de imediato de estar acessíveis e aplica-se um prazo de exportação (30 dias nos planos sem Archive-Vault; 90 dias nos planos com Archive-Vault)
- Findo esse prazo, os seus dados são eliminados de forma irreversível e não é possível recuperá-los
- O seu reconhecimento fica registado para efeitos de proteção jurídica
Atenção: depois de eliminados, os dados não podem ser recuperados.
Certifique-se, sem qualquer dúvida, de que transferiu tudo o que precisa antes de prosseguir.
Posso eliminar os meus dados durante o período de retenção?
Posso eliminar os meus dados durante o período de retenção?
Sim! A EncryptInvoice respeita integralmente o seu direito ao apagamento previsto no artigo 17.º do RGPD, mesmo durante os períodos de retenção recomendados.
Como funciona:
- Alertamo-lo para os requisitos de retenção
- Mostramos-lhe quais os documentos abrangidos
- Disponibilizamos opções de transferência
- Terá de reconhecer expressamente a sua responsabilidade
- Registamos esse reconhecimento para efeitos de conformidade
- Depois disso, avançamos com a eliminação
Importante: a legislação fiscal local pode obrigá-lo a conservar registos financeiros até 10 anos. Eliminá-los do nosso sistema não altera as suas obrigações legais. Tem de os transferir e conservar por si próprio.
Por que motivo tenho de reconhecer a minha responsabilidade?
Por que motivo tenho de reconhecer a minha responsabilidade?
Este passo protege ambas as partes:
Quanto a si:
- É um lembrete claro de que precisa de transferir os seus documentos
- Ajuda-o a tomar uma decisão informada
- Clarifica as suas responsabilidades legais
Quanto a nós:
- Cria um registo legal inequívoco
- Protege-nos de responsabilidade caso venha a ter problemas fiscais mais tarde
- Demonstra a conformidade com o RGPD (respeitando os seus direitos e documentando o processo)
Registamos: o seu endereço IP, a data e hora, o texto exato do reconhecimento, o estado de retenção nesse momento e quais os documentos eliminados.
Planos de subscrição
Qual é a diferença, em matéria de retenção, entre os planos com Archive-Vault e os planos sem Archive-Vault?
Qual é a diferença, em matéria de retenção, entre os planos com Archive-Vault e os planos sem Archive-Vault?
Planos sem Archive-Vault:
- Sem Archive-Vault: sem garantia de arquivo a longo prazo
- Armazenamento em regime de melhor esforço: conservamos os seus dados, mas não garantimos períodos de retenção específicos
- Prazo de exportação de 30 dias: após o cancelamento, dispõe de 30 dias para transferir os dados antes da eliminação
- Da sua responsabilidade: tem de transferir os dados e efetuar cópias de segurança com regularidade
Planos com Archive-Vault:
- Archive-Vault incluído: garantia de retenção de 10 anos (ou período personalizado no plano Enterprise)
- Armazenamento com deteção de adulteração: verificações de integridade e pistas de auditoria
- Exportações prontas para auditoria: incluem somas de verificação e metadados
- Prazo de exportação de 90 dias: mais tempo após o cancelamento
- Documentação de conformidade: exportações e registos para apoiar auditorias regulamentares
Importante: mesmo com o Archive-Vault, mantém o direito, ao abrigo do RGPD, de solicitar a eliminação a qualquer momento (mediante reconhecimento, caso o pedido ocorra durante o período de retenção).
Boas práticas
Como devo fazer cópias de segurança dos meus documentos financeiros?
Como devo fazer cópias de segurança dos meus documentos financeiros?
Estratégia de cópias de segurança recomendada:
- Exportações regulares: transfira todos os documentos semanal ou mensalmente
- Vários locais: guarde cópias em, pelo menos, 2 locais diferentes
- Formato para arquivo a longo prazo: utilize PDF/A-3 para arquivo (nós disponibilizamos este formato)
- Verifique os ficheiros transferidos: confirme que abrem corretamente depois da transferência
- Armazenamento seguro: utilize armazenamento na nuvem cifrado ou um suporte físico seguro
- Documente o processo: mantenha um registo dos seus procedimentos de cópia de segurança
O que exportar:
- Todas as faturas (PDF/A-3 e UBL XML)
- Todas as notas de crédito
- Todos os orçamentos
- Registos de pagamentos
- Informação de clientes
- Todos os anexos (recibos, contratos, entre outros)
Sugestão: os planos com Archive-Vault incluem arquivo a longo prazo automatizado, mas continuamos a recomendar cópias de segurança próprias, por segurança adicional.
Posso eliminar faturas individuais em vez da conta inteira?
Posso eliminar faturas individuais em vez da conta inteira?
Atualmente, a eliminação de documentos individuais não está disponível durante os períodos de retenção. Eis os motivos:
Requisitos fiscais e de auditoria:
- As autoridades tributárias exigem frequentemente sequências de faturação completas e sem falhas
- Números de fatura em falta podem desencadear alertas de auditoria
- Manter a integridade documental é importante para a conformidade
Alternativas:
- Marcar como anulada: pode anular faturas individuais (que permanecem no sistema)
- Aguardar o fim do período de retenção: terminado esse período, a eliminação poderá vir a ser possível
- Eliminação total da conta: eliminar toda a sua conta, mediante reconhecimento
Nota: esta política protege-o a si (de problemas de conformidade involuntários) e a nós (de facilitar eliminações não conformes).
Aspetos técnicos
O que acontece aos meus dados nas cópias de segurança depois da eliminação?
O que acontece aos meus dados nas cópias de segurança depois da eliminação?
Quando solicita a eliminação:
Sistemas principais (de imediato):
- Os seus dados são eliminados de imediato da nossa base de dados de produção
- Todos os ficheiros são removidos de imediato do armazenamento
- Deixa de poder aceder à sua conta
Sistemas de cópia de segurança (de forma gradual):
- Planos sem Archive-Vault: as cópias de segurança são substituídas no prazo de 30 dias
- Planos com Archive-Vault: as cópias de segurança são substituídas no prazo de 90 dias
- Isto é normal e conforme com o RGPD (as cópias de segurança destinam-se à recuperação após desastre e não ao armazenamento ativo)
O que conservamos (requisitos legais):
- Registos de auditoria: registo anonimizado de que ocorreu uma eliminação (sem dados pessoais)
- Registo do reconhecimento: o seu reconhecimento expresso (incluindo o endereço IP e a data e hora), conservado durante o prazo de prescrição das ações judiciais com base no artigo 17.º, n.º 3, alínea e), do RGPD — declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial
- Registos de transações financeiras: para fins contabilísticos e fiscais (10 anos, lei belga)
Como transfiro todos os meus dados?
Como transfiro todos os meus dados?
Pode exportar todos os seus dados a partir da página de RGPD e privacidade:
- Aceda a Definições → RGPD e privacidade
- Clique em "Solicitar exportação de dados"
- A exportação é gerada de imediato (ou em poucos minutos, no caso de grandes volumes de dados)
- Clique em "Transferir dados" para obter a exportação
- Clique em "Transferir anexos" para obter todos os ficheiros
O que está incluído:
- Exportação JSON: formato legível por máquina, com todos os seus dados
- Exportações em PDF: faturas, orçamentos e notas de crédito legíveis
- UBL XML: formato normalizado de faturação eletrónica
- Anexos em ZIP: todos os ficheiros carregados (recibos, contratos, entre outros)
Sugestão: exporte com regularidade (todos os meses) para ter sempre uma cópia de segurança atualizada.
Ainda tem questões?
Para questões específicas sobre as suas obrigações legais, consulte o seu contabilista ou consultor fiscal. Para questões sobre a nossa plataforma, visite a página de RGPD e privacidade nas definições da sua conta.