FAQ Gegevensbewaring & Verwijdering
Uw verantwoordelijkheden en rechten begrijpen
Bewaringsbasics
Zal EncryptInvoice mijn facturen voor mij bewaren?
Zal EncryptInvoice mijn facturen voor mij bewaren?
EncryptInvoice is een SaaS-platform, GEEN accountantskantoor. Wij zijn NIET wettelijk verplicht om uw financiële documenten te bewaren.
Wij bieden gegevensbewaringsfuncties als gemak, maar U bent wettelijk verantwoordelijk voor het bewaren van uw eigen documenten volgens uw lokale fiscale en boekhoudwetten (in Nederland doorgaans 7 jaar voor facturen).
Wij raden sterk aan:
- Regelmatig uw documenten te downloaden (wekelijks of maandelijks)
- Deze op een veilige back-uplocatie op te slaan
- Meerdere kopieën te bewaren (lokaal + cloud)
- Uw accountant te raadplegen over bewaarvereisten
Vergeet niet: Bewaarperiodes worden aangeboden als nuttige richtlijnen en functies, niet als een wettelijke verplichting van onze kant.
Hoe lang moet ik mijn financiële documenten bewaren?
Hoe lang moet ik mijn financiële documenten bewaren?
Bewaarvereisten variëren per land en documenttype:
| Land | Facturen & Creditnota's | Offertes |
|---|---|---|
| België | 10 jaar | 3 jaar |
| Duitsland (GoBD) | 10 jaar | 3 jaar |
| Frankrijk | 10 jaar | 3 jaar |
| Nederland | 7 jaar | 3 jaar |
| EU Standaard | 7 jaar | 3 jaar |
⚠️ Dit is alleen richtlijn, geen juridisch advies
Lokale wetten variëren en kunnen veranderen. Raadpleeg altijd uw accountant of belastingadviseur om uw specifieke bewaarvereisten te begrijpen.
AVG & Verwijdering
Wat gebeurt er als ik mijn account verwijder?
Wat gebeurt er als ik mijn account verwijder?
Wanneer u accountverwijdering aanvraagt:
- Wij controleren of documenten binnen aanbevolen bewaring vallen:
- Als JA: We tonen bewaringswaarschuwingen en documentenaantallen
- U moet alle documenten downloaden en uw verantwoordelijkheid erkennen
- U moet expliciet erkennen:
- U heeft alle noodzakelijke documenten gedownload
- U accepteert volledige wettelijke verantwoordelijkheid om deze te bewaren
- U begrijpt dat EncryptInvoice geen accountantskantoor is
- U begrijpt dat verwijdering permanent is
- Verwijdering is permanent en onmiddellijk:
- Al uw gegevens worden permanent verwijderd
- Wij KUNNEN ze NIET herstellen
- Uw erkenning wordt vastgelegd voor juridische bescherming
🚨 Kritiek: Eenmaal verwijderd, KUNNEN gegevens NIET worden hersteld!
Zorg er absoluut voor dat u alles heeft gedownload wat u nodig heeft voordat u doorgaat.
Kan ik mijn gegevens tijdens de bewaarperiode verwijderen?
Kan ik mijn gegevens tijdens de bewaarperiode verwijderen?
Ja! EncryptInvoice respecteert volledig uw AVG Artikel 17 recht op gegevenswissing, zelfs tijdens aanbevolen bewaarperiodes.
Hoe het werkt:
- Wij waarschuwen u over de bewaarvereisten
- Wij laten u zien welke documenten worden beïnvloed
- Wij bieden downloadopties
- U moet uw verantwoordelijkheid expliciet erkennen
- Wij registreren uw erkenning voor compliance
- Dan gaan we door met verwijdering
Belangrijk: Lokale belastingwetten kunnen vereisen dat u financiële documenten tot 10 jaar bewaart. Het verwijderen ervan uit ons systeem verandert niets aan uw wettelijke verplichtingen. U moet ze zelf downloaden en bewaren.
Waarom moet ik mijn verantwoordelijkheid erkennen?
Waarom moet ik mijn verantwoordelijkheid erkennen?
Dit beschermt zowel u als ons:
Voor U:
- Het is een duidelijke herinnering dat u uw documenten moet downloaden
- Het helpt u een geïnformeerde beslissing te nemen
- Het verduidelijkt uw wettelijke verantwoordelijkheden
Voor Ons:
- Het creëert een duidelijk juridisch bewijs
- Het beschermt ons tegen aansprakelijkheid als u later fiscale problemen krijgt
- Het toont AVG-compliance (uw rechten respecteren terwijl het proces wordt gedocumenteerd)
Wij registreren: Uw IP-adres, tijdstempel, de exacte erkenningtekst, bewaarstatus op dat moment en welke documenten zijn verwijderd.
Accountabonnementen
Wat is het verschil tussen Gratis/Pro en Business/Enterprise voor bewaring?
Wat is het verschil tussen Gratis/Pro en Business/Enterprise voor bewaring?
Gratis & Pro Abonnementen:
- Geen Archive-Vault: Geen langetermijnarchivering garantie
- Best-effort opslag: Wij bewaren uw gegevens maar garanderen geen specifieke bewaarperiodes
- 30-dagen exportvenster: Na opzegging heeft u 30 dagen om te downloaden voor verwijdering
- Uw verantwoordelijkheid: U MOET regelmatig downloaden en back-uppen
Business & Enterprise Abonnementen:
- Archive-Vault inbegrepen: 10-jaar bewaringsgarantie (of aangepast voor Enterprise)
- Manipulatiebestendige opslag: Integriteitscontroles en audit trails
- Audit-klare exports: Verificatie checksums en metadata inbegrepen
- 90-dagen exportvenster: Verlengde tijd na opzegging
- Juridische compliance ondersteuning: Documentatie voor regelgevende audits
Belangrijk: Zelfs met Archive-Vault heeft u nog steeds het AVG-recht om op elk moment verwijdering aan te vragen (met erkenning tijdens bewaring).
Beste Praktijken
Hoe moet ik mijn financiële documenten back-uppen?
Hoe moet ik mijn financiële documenten back-uppen?
Aanbevolen Back-upstrategie:
- Regelmatige exports: Download alle documenten wekelijks of maandelijks
- Meerdere locaties: Bewaar kopieën op minstens 2 verschillende plaatsen
- Langetermijnformaat: Gebruik PDF/A-3 voor archivering (bieden wij)
- Verifieer downloads: Controleer of bestanden correct openen na download
- Veilige opslag: Gebruik versleutelde cloudopslag of veilige fysieke opslag
- Documenteer uw proces: Houd een record bij van uw back-upprocedures
Wat te Exporteren:
- Alle facturen (PDF/A-3 + UBL XML)
- Alle creditnota's
- Alle offertes
- Betalingsregistraties
- Klantinformatie
- Alle bijlagen (bonnetjes, contracten, etc.)
Tip: Business en Enterprise abonnementen bevatten geautomatiseerd Archive-Vault, maar wij raden nog steeds uw eigen back-ups aan voor extra veiligheid.
Kan ik individuele facturen verwijderen in plaats van mijn hele account?
Kan ik individuele facturen verwijderen in plaats van mijn hele account?
Momenteel is het verwijderen van individuele documenten tijdens bewaarperiodes niet beschikbaar. Hier is waarom:
Fiscale en Auditvereisten:
- Belastingautoriteiten eisen vaak volledige, ononderbroken factuurnummerreeksen
- Ontbrekende factuurnummers kunnen audit-signalen triggeren
- Het handhaven van documentintegriteit is belangrijk voor compliance
Alternatieve Opties:
- Markeren als geannuleerd: U kunt individuele facturen annuleren (ze blijven in het systeem)
- Wachten tot bewaring verloopt: Na de bewaarperiode kan verwijdering in de toekomst mogelijk zijn
- Volledige accountverwijdering: Verwijder uw hele account met erkenning
Opmerking: Dit beleid beschermt zowel u (van onbedoelde compliance-problemen) als ons (van het faciliteren van niet-conforme verwijderingen).
Technisch
Wat gebeurt er met mijn gegevens in back-ups na verwijdering?
Wat gebeurt er met mijn gegevens in back-ups na verwijdering?
Wanneer u verwijdering aanvraagt:
Primaire Systemen (Onmiddellijk):
- Uw gegevens worden onmiddellijk uit onze productiedatabase verwijderd
- Alle bestanden worden onmiddellijk uit opslag verwijderd
- U kunt niet meer toegang krijgen tot uw account
Back-upsystemen (Geleidelijk):
- Gratis/Pro abonnementen: Back-ups worden binnen 30 dagen overschreven
- Business/Enterprise: Back-ups worden binnen 90 dagen overschreven
- Dit is normaal en AVG-conform (back-ups zijn voor disaster recovery, niet actieve opslag)
Wat Wij Bewaren (Wettelijke Vereisten):
- Audit logs: Geanonimiseerd record dat een verwijdering plaatsvond (geen persoonlijke gegevens)
- Erkenningsrecord: Uw expliciete erkenning voor juridische bescherming
- Financiële transactierecords: Voor boekhoudkundige/fiscale doeleinden (7 jaar)
Hoe download ik al mijn gegevens?
Hoe download ik al mijn gegevens?
U kunt al uw gegevens exporteren via de AVG & Privacy pagina:
- Ga naar Instellingen → AVG & Privacy
- Klik op "Gegevensexport Aanvragen"
- Export wordt onmiddellijk gegenereerd (of binnen minuten voor grote datasets)
- Klik op "Gegevens Downloaden" om uw export te krijgen
- Klik op "Bijlagen Downloaden" om alle bestanden te krijgen
Wat Is Inbegrepen:
- JSON export: Machineleesbaar formaat met al uw gegevens
- PDF exports: Mensleesbare facturen, offertes, creditnota's
- UBL XML: Standaard e-factureringsformaat
- Bijlagen ZIP: Alle geüploade bestanden (bonnetjes, contracten, etc.)
Tip: Exporteer regelmatig (maandelijks) zodat u altijd een actuele back-up heeft.
Nog vragen?
Voor specifieke vragen over uw wettelijke verplichtingen, raadpleeg uw accountant of belastingadviseur. Voor vragen over ons platform, bezoek de AVG & Privacy-pagina in uw accountinstellingen.