Domande frequenti su conservazione e cancellazione dei dati
Per comprendere le Sue responsabilità e i Suoi diritti
Versione 1.0
Ultimo aggiornamento: 13 agosto 2026
Nozioni di base sulla conservazione
EncryptInvoice conserverà le mie fatture al posto mio?
EncryptInvoice conserverà le mie fatture al posto mio?
EncryptInvoice è una piattaforma SaaS, non uno studio contabile. Non siamo giuridicamente obbligati a conservare le Sue scritture contabili.
Mettiamo a disposizione funzionalità di conservazione dei dati per comodità, ma Lei è giuridicamente responsabile della conservazione delle proprie scritture secondo le leggi fiscali e contabili locali (di norma da 7 a 10 anni per le fatture).
Le consigliamo vivamente di:
- Scaricare regolarmente i propri documenti (con cadenza settimanale o mensile)
- Conservarli in un luogo di backup sicuro
- Mantenere più copie (locale + cloud)
- Rivolgersi al proprio commercialista in merito ai requisiti di conservazione
Ricordi: i periodi di conservazione sono offerti come orientamento e funzionalità utili, non come nostro obbligo di legge.
Per quanto tempo devo conservare i miei documenti contabili?
Per quanto tempo devo conservare i miei documenti contabili?
I requisiti di conservazione variano in base al Paese e al tipo di documento:
| Paese | Fatture e note di credito | Preventivi |
|---|---|---|
| Belgio | 10 anni | 3 anni |
| Germania (GoBD) | 10 anni | 3 anni |
| Francia | 10 anni | 3 anni |
| Italia | 10 anni | 3 anni |
| Paesi Bassi | 7 anni | 3 anni |
| Impostazione predefinita UE | 7 anni | 3 anni |
Si tratta di semplici indicazioni, non di consulenza legale
Le leggi locali variano e possono cambiare. Consulti sempre il Suo commercialista o consulente fiscale per conoscere i requisiti di conservazione specifici applicabili.
GDPR e cancellazione
Che cosa succede se cancello il mio account?
Che cosa succede se cancello il mio account?
Quando Lei richiede la cancellazione dell'account:
- Verifichiamo se i documenti rientrano nella conservazione consigliata:
- In caso affermativo, mostriamo gli avvisi di conservazione e il numero dei documenti
- Lei deve scaricare tutti i documenti e dichiarare di assumersene la responsabilità
- Lei deve dichiarare espressamente che:
- Ha scaricato tutte le scritture necessarie
- Si assume la piena responsabilità legale della loro conservazione
- Comprende che EncryptInvoice non è uno studio contabile
- Comprende che la cancellazione è definitiva
- La cancellazione è definitiva, dopo una breve finestra di tolleranza:
- I Suoi dati diventano subito inaccessibili e si applica una finestra di esportazione (30 giorni sui piani privi di Archive-Vault; 90 giorni sui piani con Archive-Vault)
- Trascorsa tale finestra, i Suoi dati sono cancellati in modo irreversibile e non possiamo recuperarli
- La Sua dichiarazione viene registrata a fini di tutela legale
Attenzione: una volta cancellati, i dati non possono essere recuperati.
Si assicuri con la massima cura di aver scaricato tutto ciò che Le occorre prima di procedere.
Posso cancellare i miei dati durante il periodo di conservazione?
Posso cancellare i miei dati durante il periodo di conservazione?
Sì. EncryptInvoice rispetta pienamente il Suo diritto alla cancellazione previsto dall'articolo 17 del GDPR, anche durante i periodi di conservazione consigliati.
Come funziona:
- La avviseremo in merito ai requisiti di conservazione
- Le indicheremo quali documenti sono interessati
- Le metteremo a disposizione le opzioni di download
- Lei dovrà dichiarare espressamente di assumersi la responsabilità
- Registreremo la Sua dichiarazione a fini di conformità
- Procederemo quindi alla cancellazione
Importante: le leggi fiscali locali possono imporLe di conservare le scritture contabili fino a 10 anni. Cancellarle dal nostro sistema non modifica i Suoi obblighi di legge. Deve scaricarle e conservarle Lei stesso.
Perché devo dichiarare di assumermi la responsabilità?
Perché devo dichiarare di assumermi la responsabilità?
Questo tutela sia Lei sia noi:
Per Lei:
- È un promemoria chiaro del fatto che deve scaricare i propri documenti
- La aiuta a prendere una decisione informata
- Chiarisce le Sue responsabilità legali
Per noi:
- Crea una traccia legale inequivocabile
- Ci tutela da responsabilità qualora Lei incontrasse in seguito problemi di natura fiscale
- Dimostra la conformità al GDPR (nel rispetto dei Suoi diritti e con la documentazione del processo)
Registriamo: il Suo indirizzo IP, la marca temporale, il testo esatto della dichiarazione, lo stato di conservazione in quel momento e i documenti cancellati.
Piani di abbonamento
Qual è la differenza, in materia di conservazione, tra i piani con Archive-Vault e quelli che ne sono privi?
Qual è la differenza, in materia di conservazione, tra i piani con Archive-Vault e quelli che ne sono privi?
Piani privi di Archive-Vault:
- Nessun Archive-Vault: nessuna garanzia di archiviazione a lungo termine
- Archiviazione best-effort: conserviamo i Suoi dati ma non garantiamo periodi di conservazione specifici
- Finestra di esportazione di 30 giorni: dopo la disdetta ha 30 giorni per scaricare i dati prima della cancellazione
- Sua responsabilità: deve scaricare i dati ed effettuare backup con regolarità
Piani con Archive-Vault:
- Archive-Vault incluso: garanzia di conservazione decennale (o periodo personalizzato per Enterprise)
- Archiviazione con rilevamento delle manomissioni: controlli di integrità e piste di controllo
- Esportazioni pronte per gli audit di conformità: checksum di verifica e metadati inclusi
- Finestra di esportazione di 90 giorni: più tempo a disposizione dopo la disdetta
- Documentazione di conformità: esportazioni e registrazioni a supporto degli audit normativi
Importante: anche con Archive-Vault Lei conserva il diritto, ai sensi del GDPR, di chiedere la cancellazione in qualsiasi momento (previa dichiarazione, se durante il periodo di conservazione).
Buone pratiche
Come dovrei eseguire il backup dei miei documenti contabili?
Come dovrei eseguire il backup dei miei documenti contabili?
Strategia di backup consigliata:
- Esportazioni regolari: scarichi tutti i documenti con cadenza settimanale o mensile
- Più ubicazioni: conservi le copie in almeno 2 luoghi diversi
- Formato per il lungo periodo: utilizzi il PDF/A-3 per l'archiviazione (noi lo forniamo)
- Verifica dei download: controlli che i file si aprano correttamente dopo lo scaricamento
- Archiviazione sicura: utilizzi uno spazio cloud cifrato o un archivio fisico sicuro
- Documenti la procedura: tenga traccia delle proprie procedure di backup
Che cosa esportare:
- Tutte le fatture (PDF/A-3 + UBL XML)
- Tutte le note di credito
- Tutti i preventivi
- Le registrazioni dei pagamenti
- I dati dei clienti
- Tutti gli allegati (ricevute, contratti, ecc.)
Suggerimento: i piani con Archive-Vault includono l'archiviazione a lungo termine in automatico, ma Le consigliamo comunque di effettuare backup personali per maggiore sicurezza.
Posso cancellare singole fatture anziché l'intero account?
Posso cancellare singole fatture anziché l'intero account?
Al momento la cancellazione dei singoli documenti non è disponibile durante i periodi di conservazione. Ecco perché:
Requisiti fiscali e di verifica:
- Le autorità fiscali richiedono spesso sequenze di fatture complete e senza interruzioni
- I numeri di fattura mancanti possono far scattare segnalazioni in sede di verifica
- Preservare l'integrità documentale è importante ai fini della conformità
Opzioni alternative:
- Contrassegnare come annullata: può annullare singole fatture (che restano nel sistema)
- Attendere la scadenza della conservazione: trascorso il periodo di conservazione, in futuro la cancellazione potrà essere possibile
- Cancellazione completa dell'account: cancelli l'intero account previa dichiarazione
Nota: questa politica tutela sia Lei (da problemi involontari di conformità) sia noi (dall'agevolare cancellazioni non conformi).
Aspetti tecnici
Che cosa succede ai miei dati presenti nei backup dopo la cancellazione?
Che cosa succede ai miei dati presenti nei backup dopo la cancellazione?
Quando Lei richiede la cancellazione:
Sistemi principali (immediato):
- I Suoi dati sono eliminati immediatamente dal nostro database di produzione
- Tutti i file sono rimossi immediatamente dall'archivio
- Lei non può più accedere al proprio account
Sistemi di backup (graduale):
- Piani privi di Archive-Vault: i backup vengono sovrascritti entro 30 giorni
- Piani con Archive-Vault: i backup vengono sovrascritti entro 90 giorni
- Ciò è normale e conforme al GDPR (i backup servono al ripristino in caso di disastro, non all'archiviazione attiva)
Che cosa conserviamo (obblighi di legge):
- Registri di audit: traccia anonimizzata dell'avvenuta cancellazione (senza dati personali)
- Registrazione della dichiarazione: la Sua dichiarazione espressa (compresi indirizzo IP e marca temporale), conservata per il termine di prescrizione delle azioni legali sulla base dell'articolo 17, paragrafo 3, lettera e), del GDPR — accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria
- Registrazioni delle operazioni finanziarie: per finalità contabili e fiscali (10 anni, legge belga)
Come faccio a scaricare tutti i miei dati?
Come faccio a scaricare tutti i miei dati?
Può esportare tutti i Suoi dati dalla pagina GDPR e privacy:
- Vada su Impostazioni → GDPR e privacy
- Faccia clic su "Richiedi esportazione dati"
- L'esportazione è generata immediatamente (o entro pochi minuti per grandi volumi di dati)
- Faccia clic su "Scarica dati" per ottenere l'esportazione
- Faccia clic su "Scarica allegati" per ottenere tutti i file
Che cosa è incluso:
- Esportazione JSON: formato leggibile dalle macchine con tutti i Suoi dati
- Esportazioni PDF: fatture, preventivi e note di credito leggibili
- UBL XML: formato standard per la fatturazione elettronica
- Archivio ZIP degli allegati: tutti i file caricati (ricevute, contratti, ecc.)
Suggerimento: esporti regolarmente (ogni mese) per disporre sempre di un backup aggiornato.
Ha ancora domande?
Per domande specifiche sui Suoi obblighi legali, consulti il Suo commercialista o consulente fiscale. Per domande sulla nostra piattaforma, visiti la pagina GDPR e privacy nelle impostazioni del Suo account.