Preguntas frecuentes sobre conservación y eliminación de datos
Conozca sus responsabilidades y sus derechos
Versión 1.0
Última actualización: 13 de agosto de 2026
Nociones básicas de conservación
¿Conservará EncryptInvoice mis facturas por mí?
¿Conservará EncryptInvoice mis facturas por mí?
EncryptInvoice es una plataforma SaaS, no una asesoría contable. No estamos legalmente obligados a conservar sus registros financieros.
Ofrecemos la conservación de datos como función de conveniencia, pero usted es el responsable legal de conservar sus propios registros conforme a la normativa fiscal y contable que le resulte aplicable (habitualmente, de 7 a 10 años para las facturas).
Le recomendamos encarecidamente:
- Descargar sus documentos con regularidad (cada semana o cada mes)
- Guardarlos en una ubicación de copia de seguridad protegida
- Mantener varias copias (local y en la nube)
- Consultar con su asesor contable las obligaciones de conservación
Recuerde: los periodos de conservación se ofrecen como orientación y funciones de conveniencia, no como una obligación legal por nuestra parte.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis documentos financieros?
¿Cuánto tiempo debo conservar mis documentos financieros?
Las obligaciones de conservación varían según el país y el tipo de documento:
| País | Facturas y notas de crédito | Presupuestos |
|---|---|---|
| Bélgica | 10 años | 3 años |
| Alemania (GoBD) | 10 años | 3 años |
| Francia | 10 años | 3 años |
| Italia | 10 años | 3 años |
| Países Bajos | 7 años | 3 años |
| Resto de la UE (por defecto) | 7 años | 3 años |
Esto es solo orientación, no asesoramiento jurídico
La legislación local varía y puede cambiar. Consulte siempre a su asesor contable o fiscal para conocer sus obligaciones concretas de conservación.
RGPD y eliminación
¿Qué ocurre si elimino mi cuenta?
¿Qué ocurre si elimino mi cuenta?
Cuando solicita la eliminación de su cuenta:
- Comprobamos si los documentos están dentro del periodo de conservación recomendado:
- En caso afirmativo, le mostramos avisos de conservación y el número de documentos
- Debe descargar todos los documentos y reconocer su responsabilidad
- Debe reconocer expresamente que:
- Ha descargado todos los registros necesarios
- Asume plena responsabilidad legal sobre su conservación
- Entiende que EncryptInvoice no es una asesoría contable
- Entiende que la eliminación es definitiva
- La eliminación es definitiva, tras un breve plazo de gracia:
- Sus datos dejan de estar accesibles de inmediato y se aplica un plazo de exportación (30 días en los planes sin Archive-Vault; 90 días en los planes con Archive-Vault)
- Transcurrido ese plazo, sus datos se suprimen de forma irreversible y no podemos recuperarlos
- Su reconocimiento queda registrado como protección jurídica
Atención: una vez suprimidos, los datos no pueden recuperarse.
Asegúrese por completo de haber descargado todo lo que necesita antes de continuar.
¿Puedo eliminar mis datos durante el periodo de conservación?
¿Puedo eliminar mis datos durante el periodo de conservación?
Sí. EncryptInvoice respeta plenamente su derecho de supresión del artículo 17 del RGPD, incluso durante los periodos de conservación recomendados.
Cómo funciona:
- Le advertiremos de las obligaciones de conservación
- Le mostraremos qué documentos se ven afectados
- Le facilitaremos opciones de descarga
- Deberá reconocer expresamente su responsabilidad
- Registraremos ese reconocimiento a efectos de cumplimiento normativo
- Después procederemos a la eliminación
Importante: la normativa fiscal local puede obligarle a conservar los registros financieros hasta 10 años. Eliminarlos de nuestro sistema no modifica sus obligaciones legales. Debe descargarlos y conservarlos usted mismo.
¿Por qué debo reconocer mi responsabilidad?
¿Por qué debo reconocer mi responsabilidad?
Esto nos protege a ambas partes:
A usted:
- Es un recordatorio claro de que necesita descargar sus documentos
- Le ayuda a tomar una decisión informada
- Aclara cuáles son sus responsabilidades legales
A nosotros:
- Genera una constancia jurídica clara
- Nos protege frente a posibles responsabilidades si más adelante tiene problemas fiscales
- Acredita el cumplimiento del RGPD (respetando sus derechos y documentando el proceso)
Registramos: su dirección IP, la marca de tiempo, el texto exacto del reconocimiento, la situación de conservación en ese momento y qué documentos se eliminaron.
Planes de cuenta
¿Qué diferencia hay, en materia de conservación, entre los planes con Archive-Vault y los planes sin Archive-Vault?
¿Qué diferencia hay, en materia de conservación, entre los planes con Archive-Vault y los planes sin Archive-Vault?
Planes sin Archive-Vault:
- Sin Archive-Vault: sin garantía de archivado a largo plazo
- Almacenamiento de mejor esfuerzo: conservamos sus datos, pero no garantizamos periodos de conservación concretos
- Plazo de exportación de 30 días: tras la cancelación, dispone de 30 días para descargar sus datos antes de su eliminación
- Su responsabilidad: debe descargar y respaldar sus datos con regularidad
Planes con Archive-Vault:
- Archive-Vault incluido: garantía de conservación de 10 años (o personalizada en Enterprise)
- Almacenamiento con detección de manipulaciones: comprobaciones de integridad y pistas de auditoría
- Exportaciones listas para auditoría: incluyen sumas de verificación y metadatos
- Plazo de exportación de 90 días: más tiempo tras la cancelación
- Documentación de cumplimiento: exportaciones y registros para apoyar las auditorías reglamentarias
Importante: incluso con Archive-Vault, conserva el derecho del RGPD a solicitar la supresión en cualquier momento (con el reconocimiento correspondiente si se produce durante el periodo de conservación).
Buenas prácticas
¿Cómo debo hacer copias de seguridad de mis documentos financieros?
¿Cómo debo hacer copias de seguridad de mis documentos financieros?
Estrategia de copias de seguridad recomendada:
- Exportaciones periódicas: descargue todos los documentos cada semana o cada mes
- Varias ubicaciones: guarde copias en al menos 2 lugares distintos
- Formato de largo plazo: utilice PDF/A-3 para el archivado (nosotros se lo proporcionamos)
- Verifique las descargas: compruebe que los archivos se abren correctamente tras descargarlos
- Almacenamiento seguro: utilice almacenamiento cifrado en la nube o un almacenamiento físico protegido
- Documente su proceso: deje constancia de sus procedimientos de copia de seguridad
Qué conviene exportar:
- Todas las facturas (PDF/A-3 y UBL XML)
- Todas las notas de crédito
- Todos los presupuestos
- Los registros de pagos
- La información de los clientes
- Todos los archivos adjuntos (recibos, contratos, etc.)
Consejo: los planes con Archive-Vault incluyen archivado a largo plazo automatizado, pero aun así recomendamos que mantenga sus propias copias de seguridad por mayor seguridad.
¿Puedo eliminar facturas concretas en lugar de toda mi cuenta?
¿Puedo eliminar facturas concretas en lugar de toda mi cuenta?
Actualmente no es posible eliminar documentos concretos durante los periodos de conservación. Estas son las razones:
Exigencias fiscales y de auditoría:
- Las administraciones tributarias suelen exigir series de facturas completas y sin interrupciones
- La falta de números de factura puede activar alertas de auditoría
- Mantener la integridad documental es importante para el cumplimiento normativo
Alternativas:
- Marcar como anulada: puede anular facturas concretas (permanecen en el sistema)
- Esperar a que venza la conservación: una vez superado el periodo, la eliminación podría ser posible en el futuro
- Eliminación completa de la cuenta: elimine toda su cuenta previo reconocimiento
Nota: esta política le protege a usted (frente a incumplimientos accidentales) y a nosotros (frente a facilitar eliminaciones contrarias a la normativa).
Aspectos técnicos
¿Qué ocurre con mis datos en las copias de seguridad tras la eliminación?
¿Qué ocurre con mis datos en las copias de seguridad tras la eliminación?
Cuando solicita la eliminación:
Sistemas principales (de forma inmediata):
- Sus datos se suprimen de inmediato de nuestra base de datos de producción
- Todos los archivos se eliminan de inmediato del almacenamiento
- Deja de tener acceso a su cuenta
Sistemas de copia de seguridad (de forma progresiva):
- Planes sin Archive-Vault: las copias de seguridad se sobrescriben en un plazo de 30 días
- Planes con Archive-Vault: las copias de seguridad se sobrescriben en un plazo de 90 días
- Esto es normal y conforme al RGPD (las copias de seguridad sirven para la recuperación ante desastres, no como almacenamiento activo)
Qué conservamos (exigencias legales):
- Registros de auditoría: constancia anonimizada de que se produjo una eliminación (sin datos personales)
- Constancia del reconocimiento: su reconocimiento expreso (incluidas la dirección IP y la marca temporal), conservado durante el plazo de prescripción de las acciones legales sobre la base del artículo 17, apartado 3, letra e), del RGPD — formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones
- Registros de transacciones financieras: con fines contables y fiscales (10 años, legislación belga)
¿Cómo descargo todos mis datos?
¿Cómo descargo todos mis datos?
Puede exportar todos sus datos desde la página de GDPR y privacidad:
- Vaya a Configuración → GDPR y privacidad
- Haga clic en «Solicitar exportación de datos»
- La exportación se genera de inmediato (o en unos minutos si el volumen de datos es grande)
- Haga clic en «Descargar datos» para obtener su exportación
- Haga clic en «Descargar archivos adjuntos» para obtener todos los archivos
Qué incluye:
- Exportación JSON: formato legible por máquina con todos sus datos
- Exportaciones en PDF: facturas, presupuestos y notas de crédito en formato legible
- UBL XML: formato estándar de facturación electrónica
- ZIP de archivos adjuntos: todos los archivos cargados (recibos, contratos, etc.)
Consejo: exporte con regularidad (cada mes) para disponer siempre de una copia de seguridad actualizada.
¿Aún tiene preguntas?
Para preguntas específicas sobre sus obligaciones legales, consulte con su contable o asesor fiscal. Para preguntas sobre nuestra plataforma, visite la página de RGPD y privacidad en la configuración de su cuenta.