FAQ Datenaufbewahrung & Löschung
Ihre Verantwortlichkeiten und Rechte verstehen
Version 1.0
Zuletzt aktualisiert: 13. August 2026
Aufbewahrungsgrundlagen
Wird EncryptInvoice meine Rechnungen für mich aufbewahren?
Wird EncryptInvoice meine Rechnungen für mich aufbewahren?
EncryptInvoice ist eine SaaS-Plattform, keine Steuerkanzlei. Wir sind nicht gesetzlich verpflichtet, Ihre Finanzdokumente aufzubewahren.
Wir bieten Datenaufbewahrungsfunktionen als Komfort an, aber Sie sind rechtlich verantwortlich für die Aufbewahrung Ihrer eigenen Unterlagen gemäß Ihren lokalen Steuer- und Buchführungsgesetzen (typischerweise 7 bis 10 Jahre; in Deutschland 10 Jahre nach § 147 AO / § 257 HGB, in Österreich 7 Jahre nach § 132 BAO).
Wir empfehlen dringend:
- Regelmäßiges Herunterladen Ihrer Dokumente (wöchentlich oder monatlich)
- Speicherung an einem sicheren Backup-Ort
- Mehrere Kopien aufbewahren (lokal + Cloud)
- Rücksprache mit Ihrem Steuerberater über Aufbewahrungspflichten
Erinnerung: Aufbewahrungsfristen werden als hilfreiche Orientierung und Funktionen angeboten, nicht als gesetzliche Verpflichtung unsererseits.
Wie lange sollte ich meine Finanzdokumente aufbewahren?
Wie lange sollte ich meine Finanzdokumente aufbewahren?
Aufbewahrungsanforderungen variieren je nach Land und Dokumenttyp:
| Land | Rechnungen & Rechnungskorrekturen | Angebote |
|---|---|---|
| Belgien | 10 Jahre | 3 Jahre |
| Deutschland (GoBD) | 10 Jahre | 3 Jahre |
| Frankreich | 10 Jahre | 3 Jahre |
| Italien | 10 Jahre | 3 Jahre |
| Niederlande | 7 Jahre | 3 Jahre |
| EU Standard | 7 Jahre | 3 Jahre |
Dies ist nur eine Orientierung, keine Rechtsberatung
Lokale Gesetze variieren und können sich ändern. Konsultieren Sie immer Ihren Steuerberater, um Ihre spezifischen Aufbewahrungspflichten zu verstehen.
DSGVO & Löschung
Was passiert, wenn ich mein Konto lösche?
Was passiert, wenn ich mein Konto lösche?
Wenn Sie eine Kontolöschung beantragen:
- Wir prüfen, ob Dokumente unter empfohlener Aufbewahrung stehen:
- Wenn ja: wir zeigen Aufbewahrungswarnungen und Dokumentenzahlen
- Sie müssen alle Dokumente herunterladen und Ihre Verantwortung bestätigen
- Sie müssen ausdrücklich bestätigen:
- Sie haben alle notwendigen Unterlagen heruntergeladen
- Sie übernehmen die volle rechtliche Verantwortung für deren Aufbewahrung
- Sie verstehen, dass EncryptInvoice keine Steuerkanzlei ist
- Sie verstehen, dass die Löschung endgültig ist
- Die Löschung ist endgültig, nach einer kurzen Kulanzfrist:
- Ihre Daten sind zunächst nicht mehr zugänglich; es gilt ein Exportfenster (30 Tage in Tarifen ohne Archive-Vault, 90 Tage in Tarifen mit Archive-Vault)
- Nach Ablauf dieses Fensters werden Ihre Daten unwiderruflich gelöscht und wir können sie nicht wiederherstellen
- Ihre Bestätigung wird zum Rechtsschutz aufgezeichnet
Achtung: nach der Löschung können Daten nicht wiederhergestellt werden.
Stellen Sie absolut sicher, dass Sie alles heruntergeladen haben, was Sie benötigen, bevor Sie fortfahren.
Kann ich meine Daten während der Aufbewahrungsfrist löschen?
Kann ich meine Daten während der Aufbewahrungsfrist löschen?
Ja! EncryptInvoice respektiert vollständig Ihr DSGVO Art. 17 Recht auf Löschung, auch während empfohlener Aufbewahrungsfristen.
So funktioniert es:
- Wir weisen Sie auf die Aufbewahrungsanforderungen hin
- Wir zeigen Ihnen, welche Dokumente betroffen sind
- Wir bieten Download-Optionen
- Sie müssen Ihre Verantwortung ausdrücklich bestätigen
- Wir zeichnen Ihre Bestätigung zur Compliance auf
- Dann fahren wir mit der Löschung fort
Wichtig: Lokale Steuergesetze können verlangen, dass Sie Finanzdokumente bis zu 10 Jahre aufbewahren. Deren Löschung aus unserem System ändert nichts an Ihren gesetzlichen Verpflichtungen. Sie müssen sie selbst herunterladen und aufbewahren.
Warum muss ich meine Verantwortung bestätigen?
Warum muss ich meine Verantwortung bestätigen?
Dies schützt sowohl Sie als auch uns:
Für Sie:
- Es ist eine klare Erinnerung, dass Sie Ihre Dokumente herunterladen müssen
- Es hilft Ihnen, eine informierte Entscheidung zu treffen
- Es verdeutlicht Ihre rechtlichen Verantwortlichkeiten
Für uns:
- Es schafft einen klaren rechtlichen Nachweis
- Es schützt uns vor Haftung, falls Sie später steuerliche Probleme haben
- Es demonstriert DSGVO-Konformität (Ihre Rechte respektieren und den Prozess dokumentieren)
Wir zeichnen auf: Ihre IP-Adresse, Zeitstempel, den genauen Bestätigungstext, den Aufbewahrungsstatus zum Zeitpunkt und welche Dokumente gelöscht wurden.
Kontotarife
Was ist bei der Aufbewahrung der Unterschied zwischen Tarifen mit und ohne Archive-Vault?
Was ist bei der Aufbewahrung der Unterschied zwischen Tarifen mit und ohne Archive-Vault?
Tarife ohne Archive-Vault:
- Kein Archive-Vault: Keine Langzeit-Archivierungsgarantie
- Best-Effort-Speicherung: Wir bewahren Ihre Daten auf, garantieren aber keine spezifischen Aufbewahrungsfristen
- 30-Tage Export-Fenster: Nach Kündigung haben Sie 30 Tage zum Download vor Löschung
- Ihre Verantwortung: Sie müssen regelmäßig herunterladen und sichern
Tarife mit Archive-Vault:
- Archive-Vault inklusive: 10-Jahres-Aufbewahrungsgarantie (oder individuell im Rahmen eines individuell verhandelten Vertrags)
- Manipulationssichere Speicherung: Integritätsprüfungen und Audit-Trails
- Prüfungsfertige Exporte: Prüfsummen und Metadaten enthalten
- 90-Tage Export-Fenster: Erweiterte Zeit nach Kündigung
- Compliance-Dokumentation: Exporte und Aufzeichnungen zur Unterstützung behördlicher Prüfungen
Wichtig: Selbst mit Archive-Vault haben Sie weiterhin das DSGVO-Recht, jederzeit eine Löschung zu beantragen (mit Bestätigung während der Aufbewahrung).
Bewährte Vorgehensweisen
Wie sollte ich meine Finanzdokumente sichern?
Wie sollte ich meine Finanzdokumente sichern?
Empfohlene Backup-Strategie:
- Regelmäßige Exporte: Laden Sie alle Dokumente wöchentlich oder monatlich herunter
- Mehrere Standorte: Bewahren Sie Kopien an mindestens 2 verschiedenen Orten auf
- Langzeitformat: Verwenden Sie PDF/A-3 zur Archivierung (bieten wir)
- Downloads überprüfen: Prüfen Sie, ob Dateien nach dem Download korrekt öffnen
- Sichere Speicherung: Nutzen Sie verschlüsselten Cloud-Speicher oder sicheren physischen Speicher
- Prozess dokumentieren: Führen Sie Aufzeichnungen über Ihre Backup-Verfahren
Was Sie exportieren sollten:
- Alle Rechnungen (PDF/A-3 + UBL XML)
- Alle Rechnungskorrekturen
- Alle Angebote
- Zahlungsaufzeichnungen
- Kundeninformationen
- Alle Anhänge (Belege, Verträge usw.)
Tipp: Tarife mit Archive-Vault beinhalten eine automatisierte Langzeitarchivierung, aber wir empfehlen trotzdem eigene Backups für zusätzliche Sicherheit.
Kann ich einzelne Rechnungen statt meines ganzen Kontos löschen?
Kann ich einzelne Rechnungen statt meines ganzen Kontos löschen?
Derzeit ist die Löschung einzelner Dokumente während Aufbewahrungsfristen nicht verfügbar. Die Gründe dafür:
Steuerliche und Prüfungsanforderungen:
- Steuerbehörden verlangen oft vollständige, ununterbrochene Rechnungsfolgen
- Fehlende Rechnungsnummern können Prüfungs-Flags auslösen
- Die Wahrung der Dokumentenintegrität ist wichtig für die Compliance
Alternative Optionen:
- Als storniert markieren: Sie können einzelne Rechnungen stornieren (sie bleiben im System)
- Auf Ablauf der Aufbewahrung warten: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist könnte Löschung in Zukunft möglich sein
- Vollständige Kontolöschung: Löschen Sie Ihr gesamtes Konto mit Bestätigung
Hinweis: Diese Richtlinie schützt sowohl Sie (vor versehentlichen Compliance-Problemen) als auch uns (davor, nicht-konforme Löschungen zu erleichtern).
Technisch
Was passiert mit meinen Daten in Backups nach der Löschung?
Was passiert mit meinen Daten in Backups nach der Löschung?
Wenn Sie eine Löschung beantragen:
Primärsysteme (sofort):
- Ihre Daten werden sofort aus unserer Produktionsdatenbank gelöscht
- Alle Dateien werden sofort aus dem Speicher entfernt
- Sie können nicht mehr auf Ihr Konto zugreifen
Backup-Systeme (schrittweise):
- Tarife ohne Archive-Vault: Backups werden innerhalb von 30 Tagen überschrieben
- Tarife mit Archive-Vault: Backups werden innerhalb von 90 Tagen überschrieben
- Dies ist normal und DSGVO-konform (Backups sind für Disaster Recovery, nicht aktive Speicherung)
Was wir aufbewahren (gesetzliche Anforderungen):
- Audit-Protokolle: Anonymisierter Nachweis, dass eine Löschung stattfand (keine personenbezogenen Daten)
- Bestätigungsnachweis: Ihre ausdrückliche Bestätigung (einschließlich IP-Adresse und Zeitstempel), aufbewahrt für die Dauer der Verjährungsfrist von Rechtsansprüchen auf Grundlage von Artikel 17 Absatz 3 Buchstabe e DSGVO — Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
- Finanztransaktionsaufzeichnungen: Für Buchhaltungs-/Steuerzwecke (10 Jahre, belgisches Recht)
Wie lade ich alle meine Daten herunter?
Wie lade ich alle meine Daten herunter?
Sie können alle Ihre Daten über die DSGVO & Datenschutz-Seite exportieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen → DSGVO & Datenschutz
- Klicken Sie auf „Datenexport anfordern“
- Export wird sofort generiert (oder innerhalb von Minuten bei großen Datensätzen)
- Klicken Sie auf „Daten herunterladen“, um Ihren Export zu erhalten
- Klicken Sie auf „Anhänge herunterladen“, um alle Dateien zu erhalten
Was enthalten ist:
- JSON-Export: Maschinenlesbares Format mit allen Ihren Daten
- PDF-Exporte: Menschenlesbare Rechnungen, Angebote, Rechnungskorrekturen
- UBL XML: Standard-E-Rechnungsformat
- Anhänge ZIP: Alle hochgeladenen Dateien (Belege, Verträge usw.)
Tipp: Exportieren Sie regelmäßig (monatlich), damit Sie immer ein aktuelles Backup haben.
Noch Fragen?
Für spezifische Fragen zu Ihren rechtlichen Verpflichtungen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Für Fragen zu unserer Plattform besuchen Sie die DSGVO & Datenschutz-Seite in Ihren Kontoeinstellungen.